Workflow - Attivazione del Processo
L'attivazione di un processo di workflow può avvenire in due modalità:
- Alla creazione automatica di un fascicolo
- Manualmente
Nel primo caso l'automatismo si scatena grazie all'associazione del modello di workflow all'oggetto del gestionale per il quale si vuol far partire il processo (Impostazioni → Integrazione con Business → Oggetti gestionale - categorie)
Nella schermata viene mostrata l'associazione tra l'oggetto Fattura immediata ricevuta e il modello workflow Fatture ricevute. Affinché si attivi il processo è necessario che sia abilitata la fascicolazione automatica.
La colonna Where serve ad inserire delle clausole in formato SQL, per consentire l'attivazione di un processo solo in alcune condizioni.
Ad esempio si potrebbe decidere di attivare un processo solo per le fatture immediate ricevute a partire dal 01/01/2020: in tal caso la clausola da inserire potrebbe essere tm_datdoc >= '2020-01-01'
Non appena l'utente avrà indicizzato il primo documento associato alla fattura, il sistema creerà il fascicolo del documento e genererà un'attività leggendo dal modello del processo le informazioni del task iniziale. Sempre dalla prima attività ricaverà l'elenco degli indirizzi email a cui inviare la notifica della prima attività generata.
Da questo momento in poi, l'attività sarà visibile nella consolle a tutti gli utenti di Business File che fanno parte del gruppo specificato nel primo task del processo.
Nel secondo caso invece il processo di workflow può essere attivato manualmente da un utente di Business File. Una volta creato il fascicolo per un oggetto del gestionale, ad esempio un DDT emesso, l'utente può associare il fascicolo al processo di workflow, ad esempio DDT emessi.
Al salvataggio del fascicolo, il sistema genererà la prima attività del processo inviando come sempre la notifica via mail.
In questo caso, non è necessario, in Integrazione oggetti categorie, associare al tipo documento DDT Emessi un modello workflow.