Manuale utente Business File 10

Conservazione Digitale - Concetti Generali

Versione Compatibile: Tutte

Data e numero revisione: 03/11/2023, v. 2

Motivazione revisione: Migliorata la leggibilità del capitolo

La conservazione digitale è : "un insieme di attività e procedure che consente di preservare negli anni i documenti informatici di un'organizzazione ". In tal senso si ricorda che la mancata conservazione di documenti fiscali, scritture contabili e registri IVA è sanzionabile. Nella pratica, la conservazione digitale è assicurata dalla creazione di 3 tipologie di 'pacchetti' digitali contenenti tutti i documenti ed i dati informatici soggetti a questa pratica, in particolare si parla di Pacchetti di Archiviazione (PdA), Pacchetti di Versamento (PdV) e Pacchetti di Distribuzione (PdD). Per approfondire si rimanda al capitolo dedicato → Pacchetti informatici.

Il servizio di conservazione digitale offerto da Business File, garantisce il mantenimento a norma dei documenti e dunque la possibilità di presentarli in caso di richiesta di esibizione a norma da parte dell'AdE.

Metadati

Si diceva sopra che il processo di conservazione permette ai documenti di mantenere negli anni la loro integrità. La procedura è regolamentata secondo le linee guida Agid del 1 Gennaio 2022, le quali prevedono che determinate informazioni debbano essere obbligatoriamente presenti per garantire l'univocità e la permanenza dei documenti informatici: queste informazioni vengono chiamate metadati.

I metadati sono dunque delle informazioni che garantiscono l'univocità del documento informatico e ne descrivono le modalità di generazione: senza i metadati non sarebbe possibile recuperare, ad esempio, le scritture contabili in caso di richiesta di esibizione a norma.

Le linee guida sopra citate, prevedono la presenza obbligatoria di 13 metadati:

N.B.: I metadati presenti nella tabella soprastante sono elencati a scopo unicamente illustrativo; per una panoramica più completa del significato e delle specifiche di ognuno dei metadati, si faccia riferimento alla pagina dedicata: I metadati del documento informatico di natura fiscale e contabile (agid.gov.it)

Conclusione

Se quanto detto sopra può sembrare astratto, basti pensare alla conservazione digitale come al prendere fisicamente i faldoni contenenti le scritture contabili dell'azienda per spostarli sugli scaffali dell'archivio così da poter essere consultati al momento opportuno. Tramite Business File, l'utente potrà limitarsi a raggruppare i documenti secondo la loro tipologia all'interno dei lotti e ad archiviare gli stessi, oppure a personalizzare la conservazione secondo le proprie esigenze .