Guida analitica - Impostazioni → Anagrafica Ditte
Versione Compatibile: Tutte
Data e numero revisione: 29/03/2024, v. 3
Motivazione revisione: Aggiunte indicazioni per la definizione dei percorsi di archiviazione separati per ditta
E' possibile gestire le ditte in Business File dalla voce di menù Impostazioni → Anagrafica → Ditte.
Si aprirà la seguente schermata, tramite la quale sarà possibile modificare/eliminare una ditta esistente o crearne una nuova.
Per creare una nuova ditta basterà inserire, in una nuova riga, un Codice ditta e una Descrizione.
Impostazione diritti su tabelle di base, categorie e gruppi
Ora che la ditta è stata creata, occorre impostare i diritti ad essa legati tramite il menù Strumenti.
Diritti tabelle di base
I primi diritti da definire sono quelli sulle tabelle di base, ossia degli insiemi di informazioni comuni alle categorie documentali (clienti, fornitori, ecc.). Per definire i diritti, fare click su Strumenti → Diritti tabelle base e scegliere il livello dei permessi.
Es.: Nel caso in cui venga revocato il diritto di scrittura su una tabella di base, tale ditta non potrà più aggiungere le voci sulla tabella di base indicata.
Diritti categoria
I secondi diritti da definire sono quelli sulle categorie documentali di Business File. Per definire i diritti, fare click su Strumenti → Diritti categoria e scegliere il livello dei permessi.
Diritti gruppi
Gli ultimi diritti da definire sono quelli sui gruppi di sistema. La mancata assegnazione dei permessi a determinati gruppi di utenti, ne causerà l'impossibilità di leggere, scrivere o conservare i documenti legati alla ditta in questione. Per definire i diritti fare click su Strumenti → Diritti gruppi
Associazione ditta impronta informatica
Per completare la configurazione della ditta, nel caso in cui si desideri sfruttare le funzionalità di fatturazione elettronica o di conservazione digitale, sarà anche necessario associare la stessa alla corrispondente ditta impronta informatica.
Per eseguire l'associazione, dopo aver creato la nuova impronta informatica, fare click su Strumenti → Associa ditta impronta informatica e selezionare la voce corretta.
L'impostare una ditta impronta informatica predefinita, è meccanismo utile in quelle situazioni in cui una stessa ditta di Business File contiene documenti relativi a più ditte dal punto di vista amministrativo (partite iva diverse) e, in fase di conservazione digitale, ciascun lotto dovrà contenere i dati di una sola ditta.
Un esempio di questa situazione è quello dei commercialisti che archiviano documenti contabili di molte ditte e utilizzano una unica ditta in Business File.
Definizione percorsi di archiviazione per ditta
Nel caso in cui si abbia una situazione con più ditte, c'è la possibilità, tramite la voce Strumenti → Percorso archiviazione documenti per ditta , di definire percorsi di archiviazione differenti per ogni ditta.
Si aprirà la seguente schermata, contenenti i 3 percorsi di archiviazione.
Una volta impostati i percorsi, è possibile:
1. Tramite la voce Strumenti → Copia documenti in nuovo percorso di destinazione : Trasportare i file dalla cartella attuale verso quella impostata dall'utente
2. Tramite la voce Strumenti → Elimina documenti da percorso di origine: Eliminare i documenti appartenenti alla ditta che ancora si trovano nella precedente cartella di indicizzazione. ATTENZIONE : Lanciare la procedura solamente dopo aver lanciato la procedura esposta al punto 1.