Gestione documenti in scadenza
Con la versione 10.0.2.0 di Business File, viene introdotta una nuova funzionalità per l'invio di un avviso alla scadenza dei documenti archiviati. L'utente può scegliere la data di scadenza durante la fase di archiviazione, con la possibilità di creare diverse date di scadenza per ogni categoria documentale.
Alla scadenza del documento, viene inviata una e-mail personalizzabile agli utenti interessati.
Configurazione
Per configurare gli alert dedicati ai documenti in scadenza, occorre (opzionale) creare un metadato dedicato alla scadenza dei documenti e successivamente impostare l'alert per le varie categorie.
Creazione metadato
Dal momento che il programma può verificare la scadenza dei documenti leggendo i metadati inseriti nel sistema, è consigliabile creare uno o più metadati dedicati a questa configurazione.
Per creare il metadato, occorre andare in Impostazioni→Metadati ed inserire una nuova riga di tipo "Data" contenente il metadato che si vuole venga considerato nel controllo per le scadenze.
Una volta creato il metadato, questo potrà essere associato a qualsiasi campo data presente nelle categorie di Business File.
Per associare il metadato, dalla gestione della struttura delle categorie, fare click su Strumenti→Gestione campi personalizzati (o gestione campi tabelle di base).
A questo punto il metadato appena creato va associato al campo corrispondente alla data che si vuole controllare: ad esempio al campo "Scadenza" della categoria documentale riportata nello screenshot seguente, viene associato il metadato "Data Scadenza".
Configurazione alert
Andare in Impostazioni→Categorie→Struttura, selezionare la categoria interessata e fare click su Strumenti→Alert.
Da qui è possibile:
- Personalizzare il testo e l’oggetto delle e-mail.
- Selezionare il metadato o il campo della categoria a cui applicare l'alert
- Specificare gli utenti destinatari dell'alert
- Definire i giorni di controllo
- Decidere se inviare o meno il documento in visione (Gestione documenti in visione)
Il testo e l'oggetto delle e-mail possono essere valorizzati anche con dei tag speciali per indicare i campi di sistema e i metadati .
La sintassi corretta è @SYS:CampoDiSistema@ e @META:DescrizioneMetadato@
Una volta impostati gli alert, fare click su Salva.