Parametri - Generali


Per il corretto funzionamento del programma è necessario valorizzare alcuni parametri generali.

Nei parametri può essere scelto il comportamento del programma in alcune situazioni agendo su opportuni check.


I parametri generali possono essere divisi in:

  • Parametri comuni
  • Parametri per macchina
  • Fattura elettronica
  • Opzioni generali



Parametri comuni



Nel dettaglio i parametri presenti sono i seguenti:

  • Cartella Base File Indicizzati: E' la cartella base usata per l'archiviazione dei documenti di Business File. Sarà un percorso assoluto su un server raggiungibile da tutti gli utenti, i quali devono avere diritti di lettura e scrittura su tale cartella.
  • Cartella Aggiornamenti: è la cartella utilizzata per la distribuzione degli aggiornamenti di Business File. Sarà un percorso assoluto su un server raggiungibile da tutti gli utenti, i quali devono avere diritti di lettura e scrittura su tale cartella.
  • Max Numero di file su cartelle: quando Business File archivia i documenti in una cartella (categoria) li copia in una sotto-cartella identificata da un numero progressivo; quando il numero di files presenti nella cartella corrente supera il valore impostato nel parametro, viene creata una nuova sotto-cartella e si archivia in questa.
  • Max record visibili su griglie: per ottimizzare le operazioni di ricerca nell'estrazione dei dati dal database viene limitato il numero di record estratti. Se si scrive 0 non c'è limite.
  • Cartella file firmati: se il documento archiviato è firmato, viene archiviato in duplice copia, la versione "in chiaro" è copiata nella cartella base file indicizzati mentre la versione firmata nella cartella indicata in questo parametro (conservando lo stesso criterio di divisione in categorie)
  • Dominio e Utente per aggiornamenti: indicare l'utente di dominio con il quale Business File potrà impersonarsi in ogni operazione di aggiornamento
  • Server mail: Nel caso in cui si attivino le notifiche automatiche all'inserimento/modifica di un documento è necessario inserire i parametri del server di posta utilizzato per l'invio delle email. Per la configurazione del Server Mail, aprire la pagina dedicata nel presente manuale.
  • Modulo sicurezza estesa: indicare l'utente di dominio con il quale Business File si “impersonerà” in ogni operazione che riguarda le cartelle di indicizzazione della conservazione 
  • Abilita sicurezza estesa: il sistema effettuerà gli accessi in lettura e scrittura con l'utente dichiarato per le seguenti cartelle: 
    • Cartella base file indicizzati (in parametri generali) 
    • Cartella file firmati (in parametri generali) 
    • Cartella base lotti firmati (in parametri archiviazione sostitutiva) 
    • Cartella archiviazione sostitutiva (in parametri archiviazione sostitutiva) 

       

In assenza della spunta Abilita sicurezza estesa, il sistema di conservazione eseguirà l'accesso al file system con l'utente che ha eseguito Business File. 



Parametri per macchina


È possibile settare alcuni parametri a livello di macchina, i quali sono memorizzati nel registro di Windows.

A causa delle restrizioni di accesso al registro di Windows imposte dal sistema operativo, per impostare i parametri per macchina è necessario avviare Business File in modalità “Amministratore”.

Dopo aver impostato i parametri, chiudere Business File e riavviarlo normalmente.



  • Integrazione con gestionale: è possibile disattivare l'integrazione con il gestionale; in questo caso non sono visualizzate le icone di Business File sulle maschere di Business.
  • Messaggio di conferma archiviazione automatica: è possibile attivare un messaggio di conferma per l'archiviazione automatica.
  • Conversione E-mail in .pdf (Outlook Add-in): se Disattivato, la mail proveniente da outlook verrà archiviata in pdf, mentre se Attivato la mail verrà archiviata nel suo formato originale



Parametri Fattura Elettronica



  • Categoria notifiche: categoria per l'archiviazione delle notifiche delle fatture inviate
  • Categoria allegati: categoria nella quale archiviare eventuali documenti da allegare alla fattura elettronica
  • Categoria manuale: categoria utilizzata per archiviare il manuale di conservazione
  • Categoria fatture elettroniche passive: categoria in cui verranno inserite tutte le fatture elettroniche passive scaricate tramite Business
  • Categoria notifiche Fatt. Eletr. Passive: categoria per l'archiviazione delle notifiche delle fatture elettroniche passive
  • Num gg recupero e-mail per Notifiche FE Attive
  • Num gg recupero e-mail per Fatture Passive / Notifiche
  • Abilita modifica stato fatture elettroniche: abilitando questa opzione sarà possibile modificare manualmente nelle consolle lo stato delle fatture elettroniche
  • Valida import xml



Opzioni generali



  • Nuovo fascicolo visibile a tutti i gruppi utenti: quando si crea un nuovo fascicolo normalmente il diritto di scrittura e lettura è assegnato al gruppo dell'operatore che l'ha creato. Se si mette la spunta su tale check, il fascicolo sarà visibile a tutti i gruppi (solo in lettura).
  • Messaggio indicizzazione avvenuta:
  • In indicizzazione comprimi files PDF superiori a:
  • Messaggio compressione file non avvenuta:
  • Filtro automatico in maschera filtri ricerca di categoria:
  • Ricerca automatica in maschera ricerca fascicoli: se spuntato, nella form di ricerca dei fascicoli, all'inserimento del singolo carattere nei campi filtro, viene automaticamente scatenata la ricerca.
  • Validazione utenti del gestionale: nella form di associazione tra utenti gestionale e BF, disabilita il controllo che l'utente di Business sia presente nell'arcproc selezionato.
  • Aggiornamenti automatici: attiva gli aggiornamenti automatici (valido per tutte le macchine).
  • Abilita active directory: abilita il login con l'utente di dominio senza la password.
  • Visualizza tutte le categorie in ricerca estesa: Il check permette, in fase di selezione delle categorie di mostrare nell’elenco tutte le categorie anche quelle sulle quali l’utente non ha visibilità (i dati non saranno comunque estratti).
  • Abilita creazione Anteprime in filtri:
  • Mantieni nome file originale in revisione:
  • Messaggio indicizzazione non riuscita:
  • Chiudi automaticamente pagina in categoria dopo selezione: in ricerca base, alla scelta del record dai filtri, fa chiudere automaticamente la maschera di ricerca alla selezione del record.
  • Abilita Check-In / Check-Out documenti:
    • Applica su file grafici:
    • Mantieni tipologia file origine:
  • Gruppo gestione Ricerche: il gruppo selezionato è quello che ha i diritti di memorizzare le ricerche estese.
  • Super utente work flow: è il gruppo degli utenti che sono abilitati a configurare i parametri del modulo work flow.
  • Gruppo Protocollo:
  • Cancella doc con versioni: serve per stabilire il comportamento alla cancellazione di un documento gestito con le revisioni automatiche. I valori possibili sono:
    • Cancella Revisione Corrente
    • Cancella tutte le revisioni
    • Chiedi sempre all'utente: nel caso in cui si scelga questa opzione si attiva un altro check Batch: cancella storico (non è accettabile un messaggio di richiesta ad ogni doc da cancellare). 
  • Batch: cancella storico
  • Blocca modifica storico: con questo check viene bloccata la possibilità di modificare versioni superate di un documento.