Gestione alert fatture elettroniche

Gli alert integrati nelle consolle delle fatture elettroniche attive e passive rappresentano un valido supporto per gli operatori, in quanto offrono strumenti utili a prevenire errori durante il ciclo della fatturazione. L'utente può così configurare una vera e propria dashboard di controllo fatture elettroniche, particolarmente efficace se utilizzata in combinazione con il Controllo Fatture Agenzia delle Entrate.

Le principali funzionalità degli alert sono:

• Gestione utenti abilitati: per ogni singolo alert è possibile definire gli utenti di Business autorizzati alla visualizzazione.
• E' possibile abilitare la visualizzazione di un pop-up all'avvio di Business, senza la necessità di aprire le consolle.
• Personalizzazione della dashboard: per ogni singolo alert e per ciascun utente è possibile scegliere se visualizzare, nella Dashboard Fatture elettroniche, il solo numero delle segnalazioni (Box) o l'elenco dettagliato delle stesse (List).
• Alert personalizzabili: sono disponibili alert standard, ma è possibile personalizzarli in base alle esigenze specifiche.
• Invio automatico via mail: a partire dalla versione 10.0.3.0, è stata introdotta la possibilità di inviare automaticamente e-mail relative agli alert, contenenti il numero delle segnalazioni e, se desiderato, un file Excel con il dettaglio.

Configurazione

Si accede alla form di configurazione degli alert dalla consolle delle fatture elettroniche (attive e passive), Strumenti → Imposta alert.

Nella griglia superiore sono elencati gli alert attivabili. Per ogni alert sono specificati:

• Alert: nome dell'alert.
• Descr.: descrizione dell’alert.
• Abilitato: check che abilita l'alert.
• Giorni Controllo: serve a specificare l'intervallo temporale per l'alert in questione.
• Abilita avvio bus: check che abilita la visualizzazione del pop up con il numero di segnalazioni dell'alert all'avvio di Business.
• Visibile: se non flaggato nasconde l'alert (dal menù Strumenti → Visualizza nascosti è possibile visualizzare eventuali alert nascosti).
• Personalizzato: indica un alert non standard.
• Utente personalizzato: indica l'utente che ha richiesto l'alert personalizzato.
• Criticità: a seconda del livello di criticità, cambia il colore dell'alert nella Dashboard fatture elettroniche.
• Ordine: Ordine di visualizzazione dell'alert nella form di segnalazioni degli alert e nella Dashboard fatture elettroniche.
• Note: eventuali note o spiegazione dell'alert.
• Invio email con allegato: relativamente ad ogni alert sarà possibile stabilire se inviare o meno il file excel con il dettaglio delle segnalazioni.

Nella griglia inferiore sono elencati gli operatori di Business. Per ogni alert sono specificati:

• Operatore: login dell'operatore business.
• Abilitato: abilita l'operatore di business all'alert selezionato nella griglia superiore; con questa spunta l'operatore vedrà le segnalazioni degli alert tramite popup all'apertura della consolle fe 

e il dettaglio degli alert sarà consultabile tramite il tasto Alert in consolle.

• Descrizione: descrizione operatore business.
• Abilitato box: con questa spunta l'operatore visualizzerà il numero di segnalazioni dell'alert selezionato nella dashboard fatture elettroniche
• Abilitato list: abilitare questa spunta per visualizzare il dettaglio delle segnalazioni dell'alert direttamente nella dashboard fatture elettroniche.
• Invio email: abilitando questa spunta, l'operatore riceverà una mail con il numero di segnalazioni relative all'alert selezionato

NB: Selezionando Tutti le scelte effettuate saranno valide per tutti gli operatori. Non è possibile spuntare la check box Invio mail per Tutti, ma occorre effettuare la scelta per ogni singolo operatore.

Una volta completata la configurazione, selezionare il tasto Salva  . 

La configurazione è subito attiva, non occorre uscire dalla consolle fatture elettroniche attive o da Business.

Consultazione segnalazioni

Si risale alla presenza di segnalazioni riguardanti gli alert abilitati da:

• Visualizzazione pop-up all'avvio di Business (se abilitato)
• Visualizzazione pop-up all'apertura della consolle delle fatture elettroniche
• Dalla versione 10.0.3.0 di Business File, se abilitata, dalla ricezione della mail contenente le segnalazioni.
• Tasto Alert di colore rosso

Selezionando il tasto Alert sarà possibile consultare il dettaglio delle segnalazioni.

 

Ogni griglia rappresenta un alert abilitato: all'interno della griglia sono riportati i record relativi ai documenti oggetto di segnalazione.

Sopra ogni griglia è riportata la descrizione dell'alert ed il numero di record contenuti. 

Premendo sul tasto è possibile comprimere \ espandere la griglia.

È possibile selezionare manualmente i record oppure servirsi delle opzioni nel menù strumenti; è altresì possibile selezionare record di griglie diverse.

Dopo aver selezionato i record, selezionare Strumenti → Visualizza filtrate per visualizzare le fatture selezionate nella consolle fatture elettroniche attive ed intraprendere le opportune azioni.

Alert predefiniti

Non inviate - Fe generate in consolle ma non inviate a SdI

Con questo alert vengono segnalati tutti i documenti presenti in consolle fatture elettroniche attive aventi

• Stato uguale ad Archiviato in BF o Firmato se si utilizza la PEC; Stato NTS Digital Hub vuoto se si utilizza NDH; Stato DocEasy vuoto se si utilizza DocEasy.
• data documento compresa tra la data odierna e la data odierna - valore “giorni controllo”

Non generate - Fe importate in consolle ma non generate

Con questo alert vengono segnalati tutti i documenti presenti in consolle fatture elettroniche attive aventi 

• Stato uguale a Importato
• data documento compresa tra la data odierna e la data odierna - valore “giorni controllo”

Scartate e rifiutate - Fe scartate e rifiutate

Con questo alert vengono segnalati tutti i documenti presenti in consolle fatture elettroniche attive aventi

• Stato uguale a Scartato da SDI o Rifiutato se si utilizza la PEC; Stato NTS Digital Hub uguale a Scartato o Rifiutato;  Stato DocEasy uguale a Scartata da SDI o Rifiutata dal committente.
• data documento compresa tra la data odierna e la data odierna - valore “giorni controllo”

Senza esito finale - Fe inviate ma senza esito finale

Con questo alert vengono segnalati tutti i documenti presenti in consolle fatture elettroniche attive aventi

• Stato uguale ad Inviato a SDI se si utilizza la PEC; Stato NTS Digital Hub o Stato DocEasy diverso da uno stato finale (Consegnato, Mancata consegna, ecc..) se si utilizza NDH o DocEasy.
• data documento compresa tra la data odierna e la data odierna - valore “giorni controllo”

Non contabilizzate o non importate - Fe non contabilizzate o non importate

Con questo alert vengono segnalati tutti i documenti

• non contabilizzati e quindi non importati in consolle
• contabilizzati ma non importati in consolle

aventi

• data documento compresa tra la data odierna e la data odierna - valore “giorni controllo”

Scartate e rifiutate non gestite - Fe scartate e rifiutate non gestite

Con questo alert vengono segnalati tutti i documenti presenti in consolle fatture elettroniche attive aventi

• Stato uguale a Scartato da SDI o Rifiutato se si utilizza la PEC; Stato NTS Digital Hub uguale a Scartato o Rifiutato;  Stato DocEasy uguale a Scartata da SDI o Rifiutata dal committente.
• data documento compresa tra la data odierna e la data odierna - valore “giorni controllo”
• checkbox gestita non selezionata

Mancato recapito - Fe con mancato recapito non gestite

Con questo alert vengono segnalati tutti i documenti presenti in consolle fatture elettroniche attive aventi

• Stato uguale a Mancata consegna se si utilizza la PEC; Stato NTS Digital Hub uguale a Mancata consegna se si utilizza NDH; Stato DocEasy uguale a Impossibilità recapito per chi utilizza DocEasy.
• data documento compresa tra la data odierna e la data odierna - valore “giorni controllo”
• checkbox gestita non selezionata

Modifica doc mag - Modifica documento di magazzino successiva a generazione XML

Con questo alert vengono segnalati tutti i documenti presenti in consolle fatture elettroniche attive con le seguenti caratteristiche

• Stato uguale ad Archiviato in BF o Firmato se si utilizza la PEC; Stato NTS Digital Hub vuoto se si utilizza NDH; Stato DocEasy vuoto se si utilizza DocEasy.
• data documento compresa tra la data odierna e la data odierna - valore “giorni controllo”
• i cui documenti di magazzino risultano modificati successivamente alla generazione del file XML

TD16 non importati in consolle

Con questo alert vengono segnalate tutte le registrazioni di prima nota con causale mappata nei codici fattura elettronica per produrre un documento di tipo TD16 non ancora importati in consolle fatture elettroniche attive aventi data registrazione compresa tra data odierna e data odierna - valore “giorni controllo”.

NB: In questo caso le registrazioni sono relative a fatture elettroniche passive nei cui dati di riepilogo è presente un'aliquota Iva avente natura N6.x

TD17 - TD18 - TD19 - TD28 non generati

Con questo alert vengono segnalate tutte le registrazioni di prima nota con causale mappata nei codici fattura elettronica per produrre un documento di tipo TD17, TD18, TD19, TD28 non ancora importati in consolle fatture elettroniche attive aventi data registrazione compresa tra data odierna e data odierna - valore “giorni controllo”.

Fe scartate

Con questo alert vengono segnalati tutti i documenti presenti in consolle fatture elettroniche attive aventi

• Stato uguale a Scartato da Sdi per chi utilizza la PEC; Stato NTS Digital Hub uguale a Scartato;  Stato DocEasy uguale a Scartata da SDI.
• data documento compresa tra la data odierna e la data odierna - valore “giorni controllo”

Fe scartate e non gestite

Con questo alert vengono segnalati tutti i documenti presenti in consolle fatture elettroniche attive aventi

• Stato uguale a Scartato da Sdi per chi utilizza la PEC; Stato NTS Digital Hub uguale a Scartato;  Stato DocEasy uguale a Scartata da SDI.
• data documento compresa tra la data odierna e la data odierna - valore “giorni controllo”
• checkbox gestita non selezionata

Fe rifiutate

Con questo alert vengono segnalati tutti i documenti presenti in consolle fatture elettroniche attive aventi

• Stato uguale a Rifiutato se si utilizza la PEC; Stato NTS Digital Hub uguale a Rifiutato;  Stato DocEasy uguale a Rifiutata dal committente.
• data documento compresa tra la data odierna e la data odierna - valore “giorni controllo”

Fe rifiutate e non gestite

Con questo alert vengono segnalati tutti i documenti presenti in consolle fatture elettroniche attive aventi

• Stato uguale a Rifiutato se si utilizza la PEC; Stato NTS Digital Hub uguale a Rifiutato;  Stato DocEasy uguale a Rifiutata dal committente.
• data documento compresa tra la data odierna e la data odierna - valore “giorni controllo”
• checkbox gestita non selezionata

Schedulazione invio mail segnalazione alert

A partire dalla versione 10.0.3.0 di Business File, è possibile eseguire la schedulazione per l' operazioni di:

• Invio mail segnalazione alert

Prima di creare la schedulazione sono necessari i seguenti passaggi:

1. Definire in Impostazione → Parametri → Generali di Business File, il Server mail utilizzato per l'invio delle mail di segnalazione.
2. Definire, come visto sopra, per ogni alert gli utenti cui inviare la mail e se inviare la mail comprensiva di file xls con dettaglio segnalazioni
3. Per ogni utente selezionato al punto 2. verificare in Business la valorizzazione della mail in Gestione operatori
   

Per creare la schedulazione saranno necessari 2 elementi: un file di configurazione .BUB ed un file per avviare la procedura .bat.

File di configurazione .BUB

Il file .BUB è un file di testo con all'interno la definizione dei parametri da passare alla schedulazione. Di seguito una tabella contenente i parametri accettati dal programma.

NB: Per la creazione del file BUB è possibile eseguire da Business la dll BNQQALEM e definire nella seguente form i parametri della schedulazione. Una volta definiti i parametri, cliccare su Strumenti → Genera File per la schedulazione

File. bat

Il file .bat contiene la linea di comando per eseguire la schedulazione

Esempio:

"C:\BusCube\BusCUBE.exe" admin Passw0rd!! AZIENDADB Business BNQQALEM /B "C:\BusCube\Schedulazioni\BNQQALEM_SCHED1.BUB" DITTABUSINESS