Gestione Protocolli
Versione Compatibile: Tutte, tranne la valorizzazione degli attributi (richiesta 9.2.5.0+)
Data e numero revisione: 03/11/2023, v. 2
Motivazione revisione: Creato il capitolo
Ogni protocollo è definito da una serie ed un anno, ad ogni categoria è possibile associare un protocollo.
E' possibile associare la stessa tipologia e serie di protocollo a più categorie: in questo caso tutti i documenti di queste categorie seguono tutti la stessa numerazione come progressivo all'interno dell’anno.
Per attivare la gestione dei protocolli, occorre indicare un gruppo di utenti adibito alla gestione di questa funzionalità. Per fare ciò, compilare il campo Gruppo protocollo nella sezione Opzioni generali in Impostazioni→Parametri→Generali e poi salvare la modifica.
All'accesso successivo al programma, dopo aver impostato il Gruppo protocollo, sarà visibile la voce di menu Impostazioni→Protocollo, tramite la quale sarà possibile creare un nuovo protocollo oppure modificarne uno già esistente
Creazione
I numeratori vengono creati in automatico dal programma alla prima protocollazione; ad ogni modo, per creare manualmente un nuovo numeratore di protocollo, fare click sull'icona 
e popolare i campi che definiscono il protocollo.
Se si attiva il flag Disabilita univocità modifica, è possibile modificare un numero di protocollo già assegnato, inserendo un numero già assegnato ad un altro file archiviato.
Se si attiva il flag Disabilita univocità inserimento, in fase di nuova archiviazione è possibile assegnare al file da archiviare un numero di protocollo già assegnato ad un altro file archiviato.
Modifica
Per modificare i numeratori dei protocolli, sarà sufficiente fare doppio click sulla cella che si vuole modificare.
Associare il protocollo alla categoria
Una volta che i numeratori sono stati impostati, occorre associare il protocollo alle categorie che si desidera numerare. Per fare ciò, selezionare la voce di menù Impostazioni → Categorie → Struttura, selezionare la categoria e inserire il tipo e la serie del protocollo nella sezione dedicata.
A questo punto ad ogni archiviazione verranno valorizzati automaticamente 3 campi di sistema:
- Tipo protocollo
- Serie protocollo
- Numero protocollo
Una volta effettuate le opportune configurazioni, l'utente noterà che, archiviando un documento, il numero e la serie di protocollo risulteranno vuoti.
I documenti verranno automaticamente protocollati al salvataggio degli stessi, con la corretta valorizzazione del numero e della serie di protocollo.
Modificare un numero di protocollo
Per modificare il numero di protocollo di un documento archiviato, cliccare sull'icona PR e inserire manualmente il numero di protocollo desiderato. Il programma segnalerà il range di numeri di protocollo utilizzabili.
Secondo la logica standard, la gestione dei protocolli funziona secondo questi due passaggi:
1. All'inserimento di un nuovo file il protocollo proposto è = 0
2. Al salvataggio del documento viene assegnato il progressivo di protocollo.
In Impostazioni→Parametri→Personalizzati è possibile attivare dei parametri che modificano la gestione standard della numerazione dei protocolli.
1. PROTOCOLLO_ABILITA_PREASSEGNAZIONE
Attivando tale parametro personalizzato, prima di salvare il documento sarà possibile preassegnare il numero di protocollo; per preassegnare il numero di protocollo fare click sull'icona PR in fase di indicizzazione del documento.
Valori ammessi: S=abilitato; N=non abilitato
Questa gestione è utile nel caso in cui si sta lavorando in più persone su diversi documenti e c'è la necessità di assicurarsi che il numero di protocollo desiderato non venga preso da altri documenti nel lasso di tempo necessario a compilare i dati.
ATTENZIONE: Una volta assegnato il numero di protocollo, questo rimarrà prenotato a prescindere dal salvataggio o meno del documento. Si raccomanda dunque di fare attenzione per evitare buchi nelle numerazioni.
2. PROTOCOLLO_ABILITA_RISERVA_NUMERO
Similmente al parametro precedente, tramite questo parametro è possibile prenotare un numero di protocollo prima del salvataggio. In questo caso tuttavia, verrà generato un nuovo documento che potrà essere ritrovato in fase di ricerca: Questo potrà essere così modificato nel momento desiderato. Per utilizzare la funzionalità, fare click sull'icona IP in fase di indicizzazione del documento.
Valori ammessi: T=abilita per tutti, N=disabilita, A=abilita per il gruppo protocollo.
In fase di ricerca dei documenti, sarà possibile visualizzare e modificare i documenti contraddistinti dalla presenza di un documento vuoto come nell'immagine sottostante:
Questa gestione è utile nel caso in cui si voglia assegnare preventivamente un certo numero di protocollo ad un documento che ancora non si possiede materialmente.