Guida analitica - Impostazioni → Anagrafica Gruppi
Versione Compatibile: Tutte
Data e numero revisione: 16/11/2023, v. 2
Motivazione revisione: Migliorata la leggibilità del capitolo
In Business File è possibile semplificare la gestione dei diritti e di altre caratteristiche creando dei gruppi di lavoro ai quali saranno associati degli utenti.
Per effettuare tale operazione andare nel menu Impostazioni → Anagrafica → Gruppi
Per creare un nuovo gruppo basterà inserire in una nuova riga il nome del gruppo nella colonna Gruppo e una Descrizione Estesa.
Esiste un gruppo in Business File tramite cui è possibile assumere il controllo completo del sistema: il gruppo Amministratori.
Tale gruppo è unico e sempre presente ed è riconoscibile dalla casella di spunta sulla colonna Amministratore nella griglia di visualizzazione; inoltre per il gruppo amministratori non è possibile impostare diritti di lettura o scrittura su alcuna tabella di base o categoria in quanto già li possiede ovviamente tutti.
Esiste un solo gruppo amministratori
E' comunque possibile attivare il flag Amministratore anche per altri gruppi.
Per ogni gruppo è possibile abilitare la funzione di Watermark attivando il flag Abilita Watermark.
Non è possibile attivare il flag Abilita Watermark per il gruppo Amministratori.
Per ogni gruppo è necessario:
- definire i tipi di file gestibili;
- associare il gruppo agli utenti di sistema;
- definire i diritti sui principali oggetti di Business File: Tabelle di base, Categorie, Fascicoli, Ditte.
E’ possibile copiare, relativamente al gruppo selezionato, le impostazioni di un altro gruppo (Strumenti → Copia impostazioni).
Tipi di file gestibili
E' possibile accedere alla seguente schermata da Strumenti → Tipi di file gestibili
Il dato sui tipi di files gestibili da un gruppo ha influenza nella procedura di indicizzazione di nuovi documenti. Data una cartella che contiene i files da indicizzare il sistema non mostrerà all'utente tutti i files contenuti nella cartella ma soltanto i files la cui estensione rientra fra quelle valide per il gruppo al quale appartiene l'utente.
Non ci sono limitazioni nelle estensioni gestibili in quanto se il file è di tipo grafico e rientra fra quelli gestiti dal visualizzatore integrato in Business File allora viene visualizzato all'interno della form di Business File nel riquadro del visualizzatore; in caso diverso (file non gestito dal visualizzatore) nel visualizzatore viene mostrata soltanto un'icona e l'apertura del file è delegata al programma esterno eventualmente installato sulla macchina.
E' possibile copiare le estensioni dei file gestiti da un altro gruppo (Strumenti → Aggiungi file gestiti da altro gruppo)
Associazione gruppo agli utenti di sistema
Mediante la seguente schermata (Strumenti → Associazione gruppo agli utenti di sistema) è possibile associare gli utenti al gruppo selezionato
Impostazione diritti su categorie, tabelle di base, fascicoli e ditte
Si accede alle varie schermate sempre dal menù Strumenti del pannello Gestione gruppi.
Le schermate sono molto simili tra di loro; a seconda dell'oggetto di Business File (categoria, tabella di base, fascicolo, ditta) sarà possibile definire i diritti di lettura e\o scrittura su di esso da parte degli utenti del gruppo selezionato.
Per le categorie, oltre i diritti di lettura e scrittura, è presente il diritto di copia per i file il quale,se spuntato, darà la possibilità ad un utente di effettuare operazioni come l'esportazione di un file (su disco o per email) oppure la stampa.
