Guida analitica - Conservazione digitale → Lotti

Versione Compatibile: Tutte

Data e numero revisione: 22/11/2023, v. 2

Motivazione revisione: Migliorata la leggibilità del capitolo


Tramite questa schermata è possibile gestire i lotti per la conservazione digitale in Business File.



Inserimento di un lotto

L'utente inserisce una nuova riga sulla griglia presente nella form cliccando sul pulsante "Nuova riga". 

I dati da inserire sono:

  • Nome Lotto (campo di tipo testo max 30 caratteri)
  • Tipo documento (selezionabile)
  • Classe raggruppamento (selezionabile)
  • Anno Imposta
  • Ditta per impronta informatica (proposto un default associato alla ditta di Business File)
  • Note (opzionale) 


NOTA: Non è possibile avere più di un lotto aperto per la stessa tipologia di documento e la stessa classe di raggruppamento. 



Gestione dei controlli

Per ogni lotto è possibile spuntare le caselle:

  • Salta Controlli Prog. con altri lotti → disabilita il controllo dei progressivi fra il lotto selezionato ed il precedente/successivo
  • Salta Controlli Prog. in lotto → disabilita il controllo dei progressivi all'interno del lotto selezionato
  • Salta Controlli firma valida → disabilita il controllo sulla validità del certificato con cui sono firmati i documenti all'interno del lotto selezionato



Barra degli strumenti

Nella barra degli strumenti (immagine sotto) sono disponibili le seguenti voci per la gestione dei lotti:


  • Salva: Salva le modifiche effettuate
  • Nuova riga: Crea una nuova riga 
  • Ripristina riga: Annulla le modifiche effettuate alla riga selezionata
  • Elimina riga: Elimina la riga selezionata
  • Filtri: Apre la maschera contenente i filtri per la visualizzazione dei lotti
  • Rimuovi filtri: Rimuove i filtri applicati
  • Strumenti → Apri nel visualizzatore: apre nel visualizzatore di Business File tutti i documenti facenti parte del lotto selezionato
  • Strumenti → Riapertura del lotto: riapre il lotto chiuso selezionato
  • Strumenti → Chiusura del lotto: chiude il lotto selezionato
  • Strumenti → Spezza il lotto: permette di dividere un lotto chiuso in più lotti
  • Strumenti → Dettaglio lotto: apre una maschera riepilogativa del contenuto del lotto (disponibile da Business File 9.2.5.0 +)
  • Strumenti → Riepilogo analisi documenti: visualizza su griglia la situazione dei documenti archiviati in ogni categoria di Business File 
  • Strumenti → Invia lotto per conservazione digitale a DocEasy: invia il lotto selezionato al provider DocEasy
  • Strumenti → Pacchetto di Archiviazione (PdA): invia in archiviazione il lotto selezionato
  • Strumenti → Visualizza il pacchetto di Versamento (PdV): visualizza il pacchetto di versamento relativo al lotto selezionato
  • Strumenti → Visualizza ricevute: Apre il rapporto di versamento relativo al lotto selezionato
  • Strumenti → Visualizza indici controllo periodico
  • Strumenti → Verifica integrità pacchetto: Controlla l'integrità del pacchetto di Archiviazione
  • Strumenti → Recupera il nome file originale delle notifiche SDI: Recupera il nome delle notifiche SDI (utile nel caso in cui si voglia chiudere un lotto con notifiche aggiunte in versioni obsolete di BF)
  • Strumenti → Verifica le notifiche SDI nel lotto: Solamente per i lotti con documenti di tipo DocEasy verifica lo stato dei documenti (firmati e non) e l'esistenza delle relative notifiche SDI
  • Strumenti → Aggiorna Autofatture: Solamente nel caso in cui si siano aggiunte al lotto delle autofatture archiviate prima dell'aggiornamento a Business File 9.2 . Aggiorna la categoria delle autofatture


A livello applicativo tutti gli utenti che appartengono al gruppo abilitato alla gestione dei lotti definito nel parametri del programma hanno l'autorizzazione ad inserire/eliminare documenti sul lotto, a creare o cancellare un lotto. 



A livello di normativa, solo il responsabile della conservazione (o un suo delegato) può chiudere un lotto per la conservazione sostitutiva. Si consiglia di creare un gruppo dedicato a questa attività e di inserire in questo gruppo solo gli utenti di Business File che ricoprono la carica di Responsabile della conservazione o di delegato a tale attività. L'autorizzazione alla chiusura dei lotti sarà data sempre e solo a questo gruppo particolare.