Manuale utente Business File 10

Guida analitica - Conservazione digitale → Tipo documento

Versione Compatibile: Tutte

Data e numero revisione: 27/11/2023, v. 2

Motivazione revisione: Migliorata la leggibilità del capitolo

Selezionando una Tipologia documento è possibile visualizzare i campi che la descrivono.

Griglia "tipologia documento"

Per ogni Tipo documento inserito occorre definire:

• Descrizione: descrizione dei tipi documento oggetto di conservazione
• Ammette Controllo Progressivi: indica che per quella tipologia di documenti è previsto un controllo sulla coerenza del progressivo per ciascun documento. Per esempio per le fatture il progressivo è il numero di protocollo Iva, quindi il sistema, alla chiusura del lotto, controllerà che in quel lotto di documenti non ci siano buchi nella numerazione. Inoltre il sistema controllerà che il primo progressivo del lotto sia uguale all'ultimo progressivo del lotto precedente + 1. Se su una tipologia di documento è stato settato il flag Ammette Controllo Progressivi allora l'utente deve obbligatoriamente indicare quale campo indice contiene il progressivo da controllare. Per esempio per le fatture attive il Prog. numerico è il Numero protocollo IVA. 
• Predefinito: indica che la riga fa riferimento ad una tipologia documentale predefinita e quindi non modificabile
• Tipo documento: una tipologia documento a scelta tra le 85 previste 
• LUL (Libro Unico Lavoro): Il nuovo SCS introduce un controllo aggiuntivo sui lotti che contengono i documenti di tipo LUL (libro unico su lavoro). A tale scopo nelle tipologie di conservazione è stato aggiunto un flag per identificare proprio la tipologia LUL. Se è attivo tale flag, nei file indice del PdA e PdV, nella sezione MOREINFO, viene inserito un metadato "Riferimento versamento precedente" con il codice lotto antecedente dello stesso tipo. Questo serve a dare un vincolo di ordinamento ai documenti LUL
• DocEasy: indica se la tipologia documento è utilizzata per l'invio dei lotti a DocEasy
• Tipologia documentale: una tipologia a scelta tra le 13 previste dalla normativa vigente
• Tipologia flusso: 
• entrata: se il tipo documento si riferisce a documenti ricevuti dall’azienda
• uscita: se il tipo documento si riferisce a documenti emessi dall’azienda
• interno: se il tipo documento si riferisce a documenti interni all’azienda
• Ruolo ditta:
• mittente: se il tipo documento si riferisce a documenti per cui la ditta svolge il ruolo di mittente
• destinatario: se il tipo documento si riferisce a documenti per cui la ditta svolge il ruolo di destinatario
• autore: se il tipo documento si riferisce a documenti prodotti dalla ditta e non veicolati esternamente

Griglia "Campi"

Questa griglia mostra i campi relativi alla tipologia documentale selezionata nella sezione "tipologia documento" (la griglia in alto). 

Qui è presente la colonna "Metadato Documento Informatico", i cui valori sono associabili ai campi delle tipologie documentali.

I metadati presentano alcune obbligatorietà: 

1. I metadati informatici DatiDiRegistrazione.NumeroDocumento e DatiDiRegistrazione.DataRegistrazione sono obbligatori in tutti i Tipi documento (unica eccezione LUL senza controllo progressivi).

2. Ruolo ditta = Mittente/destinatario

Per le tipologie documento che hanno la colonna Ruolo ditta valorizzata con “Mittente” o “Destinatario”, l'utente deve obbligatoriamente eseguire le seguenti associazioni tra i campi previsti nella tipologia documento e il campo metadato documento informatico:

3. Campo versione presente

Per le tipologie documento che prevedono il campo versione, se l'utente decide di associare tale campo con il metadato documento informatico "VersioneDelDocumento", allora dovrà obbligatoriamente eseguire anche le seguenti associazioni:

4. "Ammette controlli progressivi" e LUL

Per tipologie documento relative a Libri Unici del Lavoro se per la colonna “Ammette Controllo Progressivi” il flag è non attivo, l'utente deve obbligatoriamente eseguire le seguenti associazioni tra i campi previsti nella tipologia documento e il campo metadato documento informatico:

Il metadato informatico DatiDiRegistrazione.NumeroDocumento è estrapolato in automatico dal metadato DatiDiRegistrazione.DataRegistrazione.

Campi di rottura

Se è previsto che il progressivo non abbia una numerazione continua ma, in corrispondenza di una qualche rottura di chiave, riprenda la numerazione iniziale, allora deve essere indicato il campo (o i campi) di rottura. I campi di rottura possono essere al massimo due. 

Per esempio per le fatture attive i campi di rottura sono: 

• Anno del protocollo IVA 
• Serie del protocollo IVA 

Quindi quando cambia l'anno o la serie rispetto all'ultimo lotto chiuso, il sistema controlla che il progressivo non sia la prosecuzione dell'ultimo progressivo del lotto precedente ma riparta da 1. 

Quale lotto prendere, fra quelli chiusi, per il controllo dei campi di rottura e, conseguentemente, per il controllo del progressivo viene determinato prendendo l'ultimo lotto in ordine cronologico di creazione con lo stesso tipo di documento fiscale e la stessa classe di raggruppamento. 

Data inizio/fine validità

Fra gli attributi è necessario indicare quali sono quelli che rappresentano la data di inizio/fine validità (lo stesso attributo può essere usato per entrambi le date).

E’ possibile che una tipologia di documento non utilizzi un progressivo numerico (come il progressivo iva) ma richieda un controllo su un intervallo di date; è il caso del Libro Giornale dove non è previsto un campo di rottura ma sono selezionati due campi di tipo data per il controllo dei progressivi. 

In questo caso alla chiusura di un lotto il sistema: 

1. Controlla che tutti i documenti inseriti nel lotto non abbiamo degli intervalli di date che si sovrappongono
2. Va a cercare il precedente lotto chiuso per la stesa tipologia documento e la stessa classe di raggruppamento e verifica che l'ultimo documento del lotto abbia un intervallo di date che non si sovrapponga con l'intervallo del primo documento del lotto in fase di chiusura, e in particolare controlla che l'ultima data finale del lotto chiuso in precedenza sia minore della prima data iniziale del lotto in chiusura

Associazione tipologia documentale-categoria

E' possibile visualizzare quali categorie sono associate al tipo di documento selezionato tramite Strumenti → Categorie associate. L'associazione di una tipologia di documento ad una categoria setta in automatico come obbligatori tutti gli attributi della categoria associati al tipo documento. 

In fase di chiusura di un lotto il sistema controlla che tutti gli attributi previsti dal tipo documento siano valorizzati. 

È possibile definire degli attributi come alternativi, questo nel caso che esista la possibilità che solo uno dei due sia realmente presente, in particolare questa evenienza si presenta per la Partita Iva ed il Codice Fiscale. 

Settando i due attributi come reciprocamente alternativi il sistema accetta documenti in cui sia valorizzato solo uno dei due.