Archiviazione da File System Dir
Versione Compatibile: 9.1 +
Data e numero revisione: 03/11/2023, v. 1
Motivazione revisione: Migliorata la leggibilità ed unificati i sottocapitoli
L'Archiviazione da File System Dir consente di archiviare i documenti associando gli attributi delle cartelle del Sistema Operativo agli attributi delle categorie di Business File.
Per comprendere meglio, immaginiamo di avere una cartella nella quale vengono archiviati tutti i documenti relativi alla gestione dei clienti per la fatturazione elettronica. Dentro questa cartella saranno presenti altre cartelle, magari divise per mese o per serie, che conterranno gli stessi documenti che si desiderano archiviare all'interno del documentale.
Tramite questo tipo di archiviazione, i campi delle categorie di Business File saranno valorizzati con il contenuto dei nomi delle cartelle del Sistema Operativo
1) Come per l'archiviazione da File System standard, anche questa volta sarà necessario creare un file mappatura contenente le informazioni necessarie al funzionamento e alla personalizzazione della procedura. Il file mappatura sarà così organizzato:
<FileSystemDir>
<codiceCategoria></codiceCategoria>
<livelli>
<NumLivelli></NumLivelli>
<livello>
<numcampo></numcampo>
<numlivello></numlivello>
</livello>
</livelli>
</FileSystemDir>
<FileSystemDir>: Elemento radice
<codiceCategoria>: Codice della categoria in Business File
<Livelli>: Sezione contenente i livelli delle cartelle
<NumLivelli>: Il numero dei livelli
<Livello>: Sezione contenente le associazioni attributi cartelle-categorie
<numCampo>: Il valore del campo della categoria di Business File (colonna NumCampo della struttura di categoria)
<numLivello> Il valore del livello delle cartelle (guardare l'immagine all'inizio del capitolo)
2) Adesso occorrerà aprire il programma 'ArchiviazioneFileSystemDir.exe' all'interno della cartella d'installazione di Business File
Path Sorgenti: Cartella di origine dei documenti
Path file mappatura: Percorso del file di mappatura
Path mappatura nome file: Percorso del file di mappatura per il nome del file (andare alla sezione dedicata)
Path Log: Percorso dove saranno scritti i log
Categoria: La categoria nella quale saranno archiviati i documenti
Mantieni file: Se spuntato manterrà i file nelle cartelle alla fine della procedura (altrimenti questi saranno cancellati)
Esempio
Per chiarire quanto detto in precedenza, si osservino le due schermate qui sopra; l'ambiente in questione è costituito da un insieme di cartelle per suddividere le fatture secondo una certa logica. Date la configurazione delle cartelle e il file di mappatura, il programma provvede ad associare un campo della categoria Business File scelta con un livello dell'albero delle cartelle.
Il risultato sarà l'archiviazione dei documenti presenti nelle cartelle con la valorizzazione dei campi della categoria 'Fatture Elettroniche' tramite i nomi delle cartelle del sistema operativo.
Come si può notare, l'archiviazione in questo modo può risultare incompleta: mancano infatti i dati relativi al nome del file, il quale può contenere informazioni utili come già visto nell'Archiviazione da File System Standard. Per ovviare al problema, si può ricorrere alla Mappatura del nome file .
Come si diceva sopra, mappare il nome dei file presenti nelle cartelle dal quale si è deciso di eseguire l'archiviazione, fornisce le informazioni che potrebbero risultare mancanti nei nomi delle cartelle (ad esempio il numero del documento).
Il file mappatura avrà la stessa struttura del file di mappatura visto nell' Archiviazione da File System Standard.
Per rimanere in linea con l'esempio precedente, potremmo avere dei file con un nome del genere: 2023705#A , quindi costituiti da anno + numero documento + divisore + tipo di documento Business. In tal caso la mappatura da adottare sarà la seguente:
<CATEGORIA_ELAB>
<CODCAT>54</CODCAT>
<SEPARATORE>#</SEPARATORE>
<ITEMS>
<ITEM>
<INDICE>0</INDICE>
<ATTRIBUTI>
<ATTRIBUTO>
<CODCAMPO>1</CODCAMPO>
<INIZIO>0</INIZIO>
<LUNGHEZZA>4</LUNGHEZZA>
<OBBLIGATORIO>S</OBBLIGATORIO>
</ATTRIBUTO>
<ATTRIBUTO>
<CODCAMPO>3</CODCAMPO>
<INIZIO>4</INIZIO>
<LUNGHEZZA>9</LUNGHEZZA>
<OBBLIGATORIO>S</OBBLIGATORIO>
</ATTRIBUTO>
</ATTRIBUTI>
</ITEM>
<ITEM>
<INDICE>1</INDICE>
<ATTRIBUTI>
<ATTRIBUTO>
<CODCAMPO>16</CODCAMPO>
<INIZIO>0</INIZIO>
<LUNGHEZZA>1</LUNGHEZZA>
<OBBLIGATORIO>N</OBBLIGATORIO>
</ATTRIBUTO>
</ATTRIBUTI>
</ITEM>
</ITEMS>
</CATEGORIA_ELAB>
Oltre al file mappatura sarà necessario creare un file .bat ed un file .xml contenente le informazioni necessarie al funzionamento e alla personalizzazione del programma.
1) Creare il file .xml contenente i parametri per l'archiviazione, il quale dovrà avere la seguente struttura:
SchedulazioneArchiviazioneSystemDir.xml
<ELAB_DIR>
<CODCAT> Inserire il codice della categoria di Business File </CODCAT>
<PATH> Inserire il percorso delle cartelle di input </PATH>
<FILE_MAPPATURA> Inserire il percorso del file di mappatura </FILE_MAPPATURA>
<FILE_MAPPATURA_NOME_FILE> Inserire il percorso del file mappatura per il nome file </FILE_MAPPATURA_NOME_FILE>
<LOGIN> Inserire il nome utente </LOGIN>
<CODDITTABF> Inserire il codice ditta di Business File </CODDITTABF>
<ELIMINAORIGINALE> S = Elimina i file delle cartelle di input al termine dell'archiviazione </ELIMINAORIGINALE>
<PATH_LOG> Inserire il percorso nel quale dovranno essere scritti i log dell'elaborazione </PATH_LOG>
</ELAB_DIR>
2) Creare il file .bat, che dovrà contenere una riga contenente il path del programma 'ArchiviazioneFileSystemDir' ed il path del file .xml con i parametri per l'archiviazione.
Es. "C:\BusinessFile\ArchiviazioneFileSystemDir.exe" "C:\Users\mario.rossi\Desktop\SchedulazioneArchiviazioneSystemDir.xml"
3) Lanciare il file .bat oppure impostare una procedura schedulata mediante l'Utilità di Pianificazione di Windows