Workflow - Concetti di Base
Per workflow si intende un sistema in grado di gestire uno o più processi finalizzati alla produzione di un fascicolo documentale. Un esempio chiarirà meglio il concetto.
Supponiamo che un'azienda voglia strutturare un processo per il controllo delle fatture passive, con i seguenti step:
- Un operatore inserisce la fattura ricevuta in Business da gestione documenti di magazzino e quindi associa il documento cartaceo scannerizzato.
- Se opportunamente configurato, Business File è in grado di creare automaticamente un fascicolo per il documento passivo ricevuto.
- Successivamente vogliamo che il documento venga inviato per la verifica ad un referente interno che approva o meno il costo.
- Alla conferma della verifica, viene richiesto all'amministrazione il pagamento della fattura e di allegare al fascicolo la copia del bonifico.
Per definire la struttura di un processo, in Business File è stato introdotto il concetto di modello.
Un modello definisce i task e la sequenza delle azioni che dovranno essere eseguite dagli operatori per completare il processo stesso. Nel modello è anche possibile decidere da quali categorie documentali sarà possibile attingere per alimentare il fascicolo gestito dal processo.
Ad ogni step del processo, il sistema genera un'attività relativa al task, alla quale viene associato il gruppo di utenti che possono eseguire l'attività stessa. Per completare l'attività l'utente dovrà eseguire l'aggiunta di un documento al fascicolo o semplicemente eseguire una qualsiasi attività descritta (ad esempio la verifica di un'informazione in altri sistemi).
Al completamento di un'attività con la relativa azione, il sistema genera una nuova attività per il gruppo destinatario dichiarato nel modello, inviando anche una mail ai destinatari. Il processo termina quando viene eseguita l'attività finale
Il modello può contenere un elenco di task con una struttura ad albero con possibilità di ramificazioni. Il grafo del processo sopra illustrato è il seguente:
La freccia che torna al nodo "Verificare fattura" esprime una respinta.
Sono possibili processi piuttosto articolati, come ad esempio:
Non sono supportati ricongiungimenti di task sullo stesso task figlio, come mostrato in figura
Prima di procedere con le istruzioni sulla configurazione e utilizzo del modulo workflow, è bene introdurre alcuni concetti importanti:
- modello: rappresenta la definizione di un processo di workflow ed è costituito da una sequenza di attività finalizzate all'alimentazione di un fascicolo con diverse tipologie di documenti
- console attività: è lo strumento attraverso il quale l'utente abilitato all'uso del workflow, può vedere elencate le attività a suo carico. Ogni utente vede le attività destinate ad uno dei gruppi a cui appartiene e potrà eseguire delle operazioni, quali:
- aggiungere delle note all'attività
- visualizzare i documenti del fascicolo
- aggiungere documenti al fascicolo associato al processo
- chiudere l'attività
- chiudere l'attività e aprire un task libero
- respingere l'attività
- Se l'utente è un super utente, potrà anche eseguire azioni del tipo:
- cambiare il gruppo degli utenti a cui è destinata l'attività
- cambiare il modello e quindi il flusso di workflow per l'attività
- super utente: è un utente di Business File che appartiene al gruppo super utenti del workflow, definibile nei parametri generali. Il super utente può vedere e gestire le attività di tutti gli altri utenti, oltre a poter eseguire delle azioni aggiuntive rispetto agli utenti normali.
- task liberi: come detto, un workflow è una sequenza predefinita di task da compiere per completare un processo. Il task libero è un task che può essere attivato a scelta dall'utente che ha in mano un'attività, per "deviare" dal processo standard del workflow e soddisfare un'esigenza di processo non prevista, ma comunque concessa per quel tipo di processo. Nella definizione del modello infatti, si potrà dichiarare ammissibili o meno i task liberi. Un utente quindi, se previsto dal modello, potrà decidere di aprire un task libero attingendo ai task liberi definiti dal super utente; nel task libero sarà indicato il gruppo di utenti destinatario. Alla chiusura del task libero, il flusso riprenderà con il task successivo a quello da cui si era effettuata la deviazione.
