Fatturazione Elettronica - Concetti di Base


Cos'è la Fattura Elettronica

La fattura elettronica è un documento informatico che sostituisce il documento cartaceo normalmente inviato dal fornitore al proprio cliente e contiene di dati fondamentali della fattura stessa, quali:

  1. Il cedente, cioè il fornitore
  2. Il committente, cioè il cliente
  3. Il dettaglio dei beni/servizi ceduti
  4. Il prezzo e gli eventuali sconti di quanto ceduto
  5. Le condizioni di pagamento
  6. I dati dell'imposta sul valore aggiunto
  7. Un codice che identifica univocamente il destinatario della fattura


Il formato digitale della fattura elettronica è un file di tipo XML (eXtensibile Markup Language) che contiene i dati del documento commerciale. Segue un esempio di fattura elettronica:



In Italia il formato del file XML è imposto dal Ministero Delle Finanze Italiano e nel tempo può cambiare.

Il documento informatico XML per poter essere trasmesso deve rispettare i vincoli di Integrità, Non modificabilità ed Autenticità.

Per questo motivo le fatture elettroniche destinate alla Pubblica Amministrazione devono essere obbligatoriamente firmate digitalmente.

Per le fatture B2B la firma digitale pur essendo facoltativa è fortemente consigliata in quanto è attualmente il sistema più valido per garantire i vincoli sopra esposti: Integrità, Non modificabilità ed Autenticità.


Poiché il certificato della firma digitale applicata alle fatture elettroniche ha una scadenza, affinché nel tempo il documento digitale abbia validità legale e fiscale, deve essere conservato digitalmente apponendo al documento firmato anche una cosiddetta “marca temporale”, che a tutti gli effetti estende la validità del certificato di firma.


Le tappe della fatturazione elettronica

A partire dal 6 giugno 2014 è entrato in vigore l'obbligo di emettere fatture elettroniche per la PA Centrale:

  • Ministeri, 
  • Agenzie fiscali,
  • Enti nazionali di previdenza e assistenza sociale.


A partire dal 6 giugno 2015 l'obbligo di emettere fatture elettroniche è stato esteso a tutte le pubbliche amministrazioni.


Dal 1° gennaio 2017 è possibile inviare/ricevere fatture elettroniche anche tra i soggetti privati:

  • Si utilizza sempre il sistema di interscambio SDI dell’Agenzia delle Entrate, che dal 1° gennaio 2017 ha introdotto il nuovo formato 1.2 della fattura elettronica valido sia per le PA che per i privati. 
  • La fatturazione elettronica tra privati è obbligatoria a partire dal 1° Luglio 2018:
    • per i soggetti sub appaltatori che vendono beni o servizi ad un soggetto aggiudicatario di un appalto verso la pubblica amministrazione, nel limite del primo livello di sub appalto.
    • Per i soggetti che distribuiscono all'ingrosso carburanti per autotrazione (non distributori di benzina). 
  • La fatturazione elettronica tra privati è stata resa obbligatoria per tutti dal 1° gennaio 2019.


Il Processo di fatturazione elettronica “attiva”

La fatturazione elettronica è un processo che prevede in generale queste attività:


  1. Inserimento della fattura nel proprio sistema gestionale a cura del cedente
  2. Generazione del file XML della fattura elettronica conforme al formato in vigore
  3. Firma digitale del file XML
  4. Invio del file XML firmato al sistema di interscambio
  5. Consegna della fattura firmata al committente, tramite il sistema SDI.
  6. Accettazione o rifiuto della fattura da parte del committente
  7. Notifica dell'accettazione/rifiuto del committente al cedente attraverso il sistema SDI
  8. Ricezione delle notifiche da parte del cedente attraverso il sistema SDI
  9. Conservazione della fattura elettronica e delle sue notifiche in un sistema di conservazione sostitutiva a norma.


Trattandosi essenzialmente di documenti digitali, il committente e il cedente in genere archiviano i documenti elettronici in un sistema di archiviazione documentale, dal quale attingerà il sistema di conservazione sostitutiva.


Nella figura seguente viene mostrato il flusso delle informazioni che transitano dal fornitore al cliente nel caso di cliente Pubblica Amministrazione. Come si può notare, è previsto l’invio anche attraverso degli intermediari che si occupano del colloquio con il sistema di interscambio.



In Business File sono possibili due scenari:


  1. Il colloquio diretto con il sistema SDI attraverso messaggi di posta elettronica certificata (PEC)
  2. Il colloquio indiretto con il sistema SDI attraverso un sistema intermedio fornito da Alias Group (DocEasy).


Una fattura elettronica emessa verso la pubblica amministrazione può assumere diversi stati in base alle notifiche ricevute:


  1. Importato
  2. Archiviato in BF
  3. Firmato
  4. Inviato a SDI
  5. Scartato da SDI
  6. Consegnato 
  7. Mancata consegna 
  8. Accettato 
  9. Rifiutato 
  10. Accettato per decorrenza termini
  11. Attestazione mancata consegna


Per le fatture elettroniche tra privati (dette anche fatture elettroniche B2B), è stata eliminata la possibilità di rifiutare una fattura passiva ricevuta, tutte le fatture si intendono accettate. Per le fatture elettroniche non è più obbligatoria la firma, anche se è bene apporla. Anche gli stati della fattura elettronica B2B sono stati pertanto ridotti:


  1. Importato        
  2. Archiviato in BF
  3. Firmato (opzionale)
  4. Inviato a SDI
  5. Scartato da SDI
  6. Consegnato 
  7. Mancata consegna 
  8. Accettato 
  9. Rifiutato 
  10. Accettato per decorrenza termini
  11. Attestazione mancata consegna


Business File per la fatturazione elettronica

Una fattura elettronica è un file XML che deve essere indicizzato all'interno di una categoria documentale di Business File, al fine di poterla agevolmente conservare digitalmente.


In Business File sono state pertanto predisposte tre apposite categorie: una denominata “Fatture elettroniche” per le fatture emesse, una “Fatture elettroniche passive” per le fatture elettroniche ricevute e infine "Autofatture/integrazioni". Tutte e 3 le categorie contengono una serie di attributi identificativi predefiniti.


Ogni record della categoria documentale andrà a contenere due file che riguardano la fattura elettronica:

  1. Il documento XML della fattura elettronica: ad esempio il file IT02064070549_11111.xml
  2. Se si è scelto di firmare la fattura (opzionale per il B2B), il documento XML firmato (.p7m ): IT02064070549_11111.xml.p7m
    Oltre alle categorie suddette, sono state predisposte due ulteriori categorie per archiviare i file relativi alle notifiche ricevute per la singola fattura elettronica, quali:
  3. I file XML delle notifiche Pec ricevute dal proprio gestore di posta a fronte degli invii a SDI.
  4. I file XML delle ricevute e delle notifiche recepite da SDI: ad esempio IT02064070549_11111_RC.001.xml ( RC sta per ricevuta consegna );
    i valori del codice notifica possono essere RC, NS, MC, NE, MT, EC, SE, DT.
  5. I file .ZIP delle notifiche ricevute da SDI: nel caso di “Attestazione di avvenuta trasmissione della fattura con impossibilità di recapito” (solo per la PA), SDI inoltra al soggetto trasmittente il file .zip IT02064070549_11111_AT_001.zip che al suo interno contiene il file ricevuto (IT02064070549_11111.xml) e l'attestazione (IT02064070549_11111.xml_AT_001.xml).


Il sistema di Fatturazione elettronica è stato implementato in integrazione con l’ERP Business e prevede componenti in Business che colloquiano con componenti di Business File.


A tutti gli effetti in Business avviene l'estrazione dei dati delle fatture emesse in apposite tabelle dedicate ad ospitare i dati per la fattura elettronica, mentre la generazione del documento elettronico avviene richiamando da Business specifici componenti di Business File.


Pertanto, il processo di fatturazione elettronica prevede l'utilizzo combinato di Business e Business File, in particolare:


  1. In Business, con componenti di Business:
    1. Impostazione dei codici ufficio e degli indirizzi pec dei soggetti privati
    2. Estrazione dei dati delle fatture elettroniche attive tramite la specifica console
    3. Eventuale integrazione di alcuni dati non gestiti in Business (CIG, Numero ordine …)


  1. In Business, ma tramite componenti di Business File:
    1. Simulazione generazione fatture elettroniche
    2. Generazione file XML e archiviazione in Business File
    3. Firma file XML
    4. Invio file firmato a SDI via Pec
    5. Invio file XML non firmato a DocEasy
    6. Lettura notifiche da SDI
    7. Lettura stati DocEasy 
    8. Aggiunta fatture manuale (GSE)
    9. Aggiunta notifiche manuale (GSE)
    10. Cancellazione fatture
    11. Rigenerazione fatture elettroniche e archiviazione in Business File


  1. In Business File:
    1. Gestione dei dati necessari alla fatturazione elettronica (titolare contabilità, cedente …)
    2. Mappatura delle codifiche del gestionale con le codifiche standard del tracciato xml della fattura elettronica relativamente ad alcune tabelle: tipo documento, modalità di pagamento, natura esenzione iva, ecc.
    3. Dati per l'invio a SDI 
    4. Dati per l'invio a DocEasy
    5. Firma file XML
    6. Invio file firmato a SDI via Pec
    7. Invio file XML non firmato a DocEasy
    8. Lettura notifiche da SDI
    9. Lettura stati DocEasy 
    10. Cancellazione fatture
    11. Aggiunta fatture manuale (GSE)
    12. Aggiunta notifiche manuale (GSE).


Lo schema dell'architettura per il modulo Fattura Elettronica è il seguente:


Poiché come detto nel precedente capitolo, la fatturazione elettronica produce dei files XML che dovranno poi essere conservati, per l'archiviazione di tali documenti è necessario che sia installato Business File e che sia stato acquistato il modulo di fatturazione elettronica. Per la conservazione sostitutiva si potrà optare per la soluzione in house o in Cloud tramite DocEasy.


Per l'installazione del modulo per la fattura elettronica si esegue quindi la procedura di setup in Business File così come specificato nel capitolo Installazione e configurazione.


La nuova consolle consente di effettuare tutte le operazioni del flusso FE comprese quelle che nelle versioni precedenti erano demandate alla “Console Fatture Elettroniche” di “Business File” (firma, invio, controllo notifiche, ecc.). 

Per questo motivo, nel menù Fattura Elettronica di BusinessFile è stata volutamente oscurata per default la scelta per l'accesso alla console fatture elettroniche. 

Nei casi in cui si voglia continuare a operare con la console delle fatture in Business File, ad esempio se nella postazione dedicata non è installato Business, è possibile riattivare la voce di menu con un apposito parametro personalizzato (Impostazioni →  Parametri → Personalizzati) di Business File: FE_VISUALIZZA_CONSOLE_IN_BUSINESS_FILE = S