Manuale utente Business File 10

Configurazione Fatturazione Elettronica - Impronta Informatica

L'impronta informatica di Business File è un'anagrafe specifica per l'inserimento dei dati della ditta inerenti alla fatturazione elettronica, NSO e conservazione digitale.

In questo capitolo, vedremo come e cosa configurare dell'Impronta Informatica per permettere l'invio e la ricezione delle fatture elettroniche.

Una volta censite le varie anagrafiche ditta per impronta informatica è necessario associarle alle ditte di BusinessFile come descritto nel paragrafo relativo alla gestione ditte di Business File. 

Di seguito, le sezioni riguardanti la Fatturazione elettronica:

• FE Trasmittente: le informazioni inserite in questa sezione, serviranno a compilare i tag inseriti in 1.1 <DatiTrasmittente> del file XML della fattura elettronica. 
• FE Cedente: le informazioni inserite in questa sezione, serviranno a compilare i tag inseriti in 1.2.1 <DatiAnagrafici> e 1.2.2 <Sede> del file XML della fattura elettronica.
• FE Cedente dettaglio: le informazioni inserite in questa sezione, serviranno a compilare i tag inseriti in 1.2.3 <StabileOrganizzazione>, 1.2.4<IscrizioneREA>, 1.2.5 <Contatti> e 1.2.6<RiferimentoAmministrazione> del file XML della fattura elettronica.
• FE Rappresentante: le informazioni inserite in questa sezione, serviranno a compilare i tag inseriti in 1.3 <RappresentanteFiscale> del file XML della fattura elettronica.
• FE Terzo Intermediario: le informazioni inserite in questa sezione, serviranno a compilare i tag inseriti in 1.5 <TerzoIntermediarioOSoggettoEmittente> del file XML della fattura elettronica.
• Configurazione PEC: parametri per invio e ricezione FE tramite PEC.
• Configurazione Provider: parametri per invio e ricezione FE tramite i provider Archiva e Eglue.
• Configurazione DocEasy: parametri per invio e ricezione FE tramite provider DocEasy.
• Configurazione NTS Digital Hub: parametri per invio e ricezione FE tramite provider Nts Digital Hub.
• Fe Invio e Ricezione: tramite questa sezione è possibile definire il canale di invio e ricezione scelto per le fatture elettroniche.

Configurazione Impronta Informatica

Avviare Business File, e andare in Impostazioni → Impronta Informatica.

Selezionare la ditta di cui si vuole definire l'Impronta Informatica e po fare click su Modifica.

Per il corretto funzionamento della Fatturazione elettronica è richiesta la compilazione delle sezioni Titolare contabilità, FE Trasmittente e FE Cedente. 

Una volta terminata la compilazione delle tre sezioni sopra elencate, si dovrà procedere alla compilazione della\e sezione\i riguardanti il canale prescelto per l'invio e la ricezione delle fatture elettroniche:

• Se si usa la PEC → FE configurazione PEC
• Se si usa DocEasy → Configurazione DocEasy
• Se si usa NTS Digital Hub → Configurazione NTS Digital Hub
• Se si usa Archiva o Eglue → Configurazione Provider

Configurazione PEC

Nella sezione FE configurazione PEC sono presenti due maschere all'interno delle quali andranno inserite le informazioni necessarie alle funzionalità di invio (parametri di invio) e ricezione (parametri ricezione) della PEC. 

Parametri Invio

• E-mail SDI: valorizzare inizialmente con il valore sdi01@pec.fatturapa.it
• E-mail azienda: PEC utilizzata per l'invio delle fatture elettroniche 
• Username azienda: PEC utilizzata per l'invio delle fatture elettroniche
• Password azienda: password della PEC
• Smpt server, Smtp porta: inserire i dati del server di posta in uscita, i quali variano a seconda della PEC utilizzata (vedi tabella sotto)
• Smpt protocollo: valorizzare con il protocollo utilizzato dal server di posta in uscita (default SSL)
• Mailbox: nome della cartella della Posta in arrivo (default Inbox)
• Imap server, Imap porta: inserire i dati del server di posta in ingresso, i quali variano a seconda della PEC utilizzata (vedi tabella sotto)

Esempio 

Parametri Ricezione

• E-mail SDI: valorizzare inizialmente con il valore sdi01@pec.fatturapa.it
• E-mail azienda: PEC utilizzata per la ricezione delle fatture elettroniche
• Username azienda: PEC utilizzata per la ricezione delle fatture elettroniche
• Password azienda: password della PEC
• Smpt server, Smtp porta: inserire i dati del server di posta in uscita, i quali variano a seconda della PEC utilizzata (vedi tabella sotto)
• Smpt protocollo: valorizzare con il protocollo utilizzato dal server di posta in uscita (default SSL)
• Mailbox: nome della cartella della Posta in arrivo (default Inbox)
• Imap server, Imap porta: inserire i dati del server di posta in ingresso, i quali variano a seconda della PEC utilizzata (vedi tabella sotto)

Esempio

Di seguito i nomi dei server Imap ed Smtp con le relative porte per quattro dei provider più diffusi.

Configurazione DocEasy

La sezione URL va compilata sempre con lo stesso indirizzo URL: https://webapi.doceasy.it , mentre nella sezione Credenziali Web Api è necessario inserire le credenziali fornite da DocEasy. 

I parametri API Key vengono importati automaticamente in impronta informatica (purché siano presenti le credenziali Web Api): ciò avviene alla prima operazione eseguita sul provider DocEasy (es. invio fatture elettroniche, lettura stati DocEasy, ecc.). 

Ad ogni modo è anche possibile importare manualmente i parametri API Key, come descritto nella procedura seguente:

1) Effettuare il login con le proprie credenziali alla pagina web doceasy.it (pulsante login in alto a destra)

2) Cliccare sul proprio nome nella sezione in alto a destra e, dal menù a tendina, selezionare Gestione Account

3) Nella pagina successiva andare su Profilo → Gestione API Key. Le chiavi API Key ed API Secret andranno copiate ed incollate in Business File.

Configurazione NTS Digital Hub

Inserire URL, Username, Password, Company, Id.Paese e PartitaIva così come comunicati da NTS DigitalHub.

Fare click su Controlla le credenziali in NTS Digital Hub.

Se i dati inseriti sono corretti, verrà visualizzato il seguente messaggio e compilato automaticamente il campo Cessionario.

A questo punto fare click su Salva.

FE Invio e Ricezione

Dopo aver configurato il canale prescelto per l'invio e la ricezione delle fatture elettroniche, selezionare FE Invio e Ricezione. 

Si aprirà la seguente form nella quale è possibile selezionare uno o più canali di invio, ma un unico canale di ricezione.

Selezionando come canale di gestione delle fatture elettroniche la PEC, è possibile richiedere di attivare il servizio CONSERVO.

CONSERVO è il servizio di conservazione in cloud per la conservazione sostitutiva di Business File, progettato e realizzato da NTS Project per qualsiasi documento digitale (es. fatture elettroniche, ordini NSO, ecc.) e documento analogico dematerializzato (es. libri contabili, LiPe, altri documenti fiscalmente o non fiscalmente rilevanti); CONSERVO richiede come requisito indispensabile l’invio e la ricezione tramite PEC delle fatture elettroniche, delle notifiche e/o degli ordini NSO. CONSERVO, così come gli altri servizi degli Intermediari, richiede che una persona fisica (interna o esterna all'azienda) sia il Responsabile della conservazione.