Licenza e Moduli

Licenza per utente

A partire da Business File 9 i moduli licenza sono associati all'utente di Business File.

Per comprendere meglio la novità, consideriamo una licenza di Business File con n°2 moduli BF06.

Fino a Business File 8.x avere in licenza n°2 moduli BF06 equivaleva a poter gestire la fattura elettronica su due postazioni in quanto la licenza era associata alla macchina. Utilizzare il modulo BF06 su un terzo pc prevedeva l'acquisto di un ulteriore modulo BF06 o lo spostamento del modulo da un pc ad un altro.

Con l'avvento di Business File 9, avere in licenza n°2 moduli BF06 equivale a dire che il modulo fattura elettronica può essere utilizzato contemporaneamente da due utenti di Business File, da due postazioni qualsiasi; quello che viene controllato è il numero di sessioni utente che utilizzano contemporaneamente il modulo in questione.

La gestione dei moduli licenza è descritta in Impostazioni → Anagrafica → Utenti.


Gestione dei moduli assegnati in Business File

Quando un utente accede a Business File o utilizza una funzione integrata con Business File, i moduli assegnati alla licenza vengono utilizzati in modo condiviso, indipendentemente dalla funzione che l'utente sta eseguendo.

Esempio:

Licenza con moduli: BF01 (3), BF06 (1) , BF10 

Operatore A: BF01, BF06, BF10

Operatore B: BF01, BF10

Operatore C: BF01, BF06, BF10


L'operatore A accedendo a Business File, utilizza i moduli BF01, BF06, BF10 fino al logout. (NB: anche se non sta utilizzando direttamente la funzione di fatturazione elettronica, il modulo BF06 rimane occupato).

L'operatore B, durante la consultazione di un documento archiviato in Business File, utilizza i moduli BF01 e BF10 fino alla chiusura del visualizzatore di Business File.

L'operatore C, non potendo utilizzare il modulo BF06 (già occupato da Operatore A), non può svolgere alcuna operazione integrata in Business File finché il modulo non viene "liberato".

Raccomandazione: per evitare conflitti e ottimizzare l'uso dei moduli, si consiglia di associare i moduli a un numero massimo di utenti pari al numero di moduli disponibili nella licenza.


Moduli di Business File

BF00 - Visualizzatore

Con questo modulo è possibile avere a disposizione solo le funzioni di ricerca e visualizzazione dei documenti senza la funzione di modifica o archiviazione.


BF01 - Modulo Base 

Il modulo base di Business File dispone di tutte le funzionalità necessarie all'archiviazione elettronica dei documenti; attraverso la configurazione iniziale delle tabelle di base e delle categorie, è possibile gestire liberamente come archiviare i propri documenti.
Inoltre è possibile profilare gli operatori che avranno accesso al sistema, secondo le proprie mansioni svolte.

Il Modulo Base comprende anche:

  • Archiviazione automatica tramite codici a barre (barcode e qrcode)
  • Terminal Server
  • Sicurezza Estesa
  • Privacy e GDPR
  • Software Development Kit


BF03 - Integrazione con MS Outlook e E-Mail Integrata

L'integrazione con Microsoft Outlook è realizzata tramite un plug-in utilizzabile sia con la posta in entrata che con quella in uscita. Del messaggio di posta elettronica vengono indicizzati sia il testo (trasformato in file PDF) che i singoli allegati. Il plug-in consente due modalità di indicizzazione: tramite le categorie di Business File oppure tramite gli oggetti dell'ERP Business. In ambedue i casi è possibile configurare la mappatura tra la categoria/oggetto e i dati del messaggio (data, destinatario, mittente, oggetto e testo). Nel caso di indicizzazione per categoria documentale, è possibile scegliere la categoria e passare alla maschera di indicizzazione. Nella modalità con oggetti dell'ERP Business invece, il plug-in chiede di scegliere un oggetto (ad esempio un impegno cliente) e di inserire la chiave dell'oggetto stesso, passando quindi alla maschera di indicizzazione. È possibile anche effettuare un'archiviazione automatica, stabilendo alcuni parametri standard. Al momento sono certificati MS Outlook 2010, 2013,2016 e 2021.


BF04 - Firma Digitale e Conservazione Digitale

Con questo modulo è possibile:

  • firmare file archiviati in chiaro
  • archiviare file già firmati digitalmente
  • apporre la marca temporale in alternativa al riferimento temporale alla firma dei files
  • effettuare la conservazione sostitutiva dei documenti fiscali

In fase di consultazione di un documento archiviato, tramite un' apposita icona è possibile rilevare se è stata apposta la firma e se è stato incluso in un lotto per la conservazione sostitutiva.

Inoltre, i file firmati digitalmente possono essere ricercati tramite appositi filtri di selezione.

Per la conservazione digitale è necessario: creare un lotto, inserire documenti firmati, chiudere il lotto, generare il pacchetto di versamento e di archiviazione con apposizione della marca temporale In fase di chiusura del lotto, il sistema effettua una serie di controlli per garantire la correttezza dei campi indice dei documenti da conservare.

Conformemente alla normativa vigente, BUSINESS FILE già prevede una serie di campi indice ma l'operatore può definire i parametri di controllo dei campi indice che possono essere ampliati rispetto a quelli standard.


BF06 - Fattura Elettronica PA/PR Attiva/Passiva

Con questo modulo è possibile gestire tutto il processo della fatturazione elettronica verso la PA e PR. Le principali funzionalità disponibili sono: 

  • Consolle Fatture Elettroniche Attive per: 
    • generare e firmare digitalmente (con il modulo Firma Digitale e Conservazione Sostitutiva o intermediario) il file XML della fattura elettronica 
    • inviare a SdI (Sistema di Interscambio) il file XML della fattura elettronica (tramite intermediario o PEC) 
    • gestire le notifiche (inclusa la conservazione digitale con modulo Firma Digitale e Conservazione Sostitutiva o intermediario)
    • conservare digitalmente il file XML (con il modulo Firma Digitale e Conservazione Sostitutiva o intermediario) 
  • Consolle Fatture Elettroniche Passive per: 
    • acquisire il file XML della fattura elettronica (tramite intermediario o PEC) 
    • caricare agevolmente la nuova anagrafica del fornitore (se non presente) 
    • effettuare controlli di conformità con i DDT ricevuti 
    • effettuare controlli di conformità con gli ordini a fornitore (in assenza di DDT) 
    • registrare automaticamente in prima nota le fatture elettroniche passive tramite appositi modelli contabili 
    • conservare digitalmente il file XML (con il modulo Firma Digitale e Conservazione Sostitutiva o intermediario)


BF09 - Workflow Documentale

Con questo modulo è possibile associare ad un fascicolo (creato automaticamente dal sistema o manualmente dall'operatore) uno schema di Workflow (configurato dall'operatore) per generare un flusso di attività, notificate con e-mail automatiche, assegnate agli operatori previsti dallo schema e relative all'archiviazione di documenti su specifiche categorie (obbligatorie o facoltative).
Tramite un pannello di controllo è possibile visualizzare tutte le attività assegnate nonché l'iter documentale del fascicolo.


BF10 - Integrazione con Business Cube / Experience

Il modulo di integrazione con l’ERP Business permette di automatizzare tutte le fasi di archiviazione e valorizzazione degli attributi di ricerca.

Business File è integrato con diversi moduli dell’ERP Business e permette la gestione delle associazione fra documenti dell’ERP Business e categorie di BUSINESS FILE può essere dettagliato a livello di “serie” (es. fatture immediate emesse serie A = categoria fatture attive italia e serie B = fatture attive estero).

Inoltre, sono presenti tutti i controlli necessari per la corretta associazione dei campi e sono disponibili diverse funzionalità per velocizzare l'inserimento delle associazioni.

Possono essere attivati degli automatismi per l'archiviazione automatica delle stampe prodotte da Business e per la creazione dei fascicoli. Infine è possibile attivare la fascicolazione automatica per tutti gli oggetti di Business integrati.


BF13 - Integrazione con Intermediari 

Business File è integrato con diversi intermediari per la gestione completa delle fatture elettroniche generate con il modulo BF06


BF19 - Consolle NSO 

Questo modulo permette da un'unica console di raccogliere tutti gli ordini NSO provenienti anche da sorgenti diverse (intermediari SdI, PEC, file system). Lo scarico degli ordini NSO può essere automatizzato tramite apposite schedulazioni o eseguito manualmente. L'operatore ha il vantaggio di avere a disposizione la stampa e la visualizzazione degli ordini e degli allegati, grazie alla funzione di "archiviazione automatica" di Business File. Dalla Console NSO è possibile organizzare il lavoro dello staff del ciclo attivo così da assegnare il lavoro a diversi operatori. 

I principali vantaggi che si ottengono con questo modulo sono: 

  • integrazione tra gli ordini NSO e l'ERP Business 
  • estensione del ciclo attivo ed organizzazione del lavoro degli operatori preposti 
  • corretta compilazione delle fatture elettroniche attive 
  • conservazione digitale a norma "in house" degli ordini NSO


BF_S - App Server

Questo modulo consente di utilizzare i documenti archiviati in Business File tramite App in ambiente iOS e Android.
L'App, in modalità connessa, consente di effettuare ricerche testuali, ricerche base e avanzate sulle categorie documentali secondo i criteri di visibilità specifici dell'operatore; consente inoltre di effettuare l'upload di documenti da catalogare successivamente in Business File. L'App, in modalità disconnessa, consente di visualizzare i documenti scaricati e memorizzati nel dispositivo mobile anche tramite la creazione da parte dell'operatore di apposite cartelle personalizzate. L'App server può essere utilizzata in modalità "SaaS" (nei server virtuali di NTS Project) oppure "On Premises" (in un server fisico o virtuale dell'utilizzatore); in entrambe le modalità il contatore viene incrementato dalla dimensione dei file trasferiti e/o ricevuti tra i dispositivi mobili e l’App Server.


Moduli Bundle

BF96 : BF01 + BF06 + BF10 Bundle Fatturazione Elettronica

BF94 : BF01 + BF10 + BF06 + BF04 Bundle Fatturazione Elettronica e Conservazione Digitale