Guida analitica: Parametri → Outlook
Versione Compatibile: Tutte
Data e numero revisione: 27/11/2023, v. 2
Motivazione revisione: Aggiunte revisioni
Attraverso questa finestra è possibile impostare le categorie sulle quali Outlook andrà archiviare le mail (Integrazione Outlook).
I dati da inserire sono:
- Categoria: categoria in cui outlook archivierà l'email con i suoi allegati
- Tipo E-mail: flusso di posta (Ingresso o Uscita) da associare alla categoria
- Default: definisce quale categoria considerare principale per i salvataggi in automatico quando nella schermata di integrazione di outlook la casella di spunta Salva in automatico è selezionata
Per inserire tali dati occorre selezionare la categoria dal menù a tendina e selezionare un valore tra Ingresso ed Uscita; a questo punto cliccando sull'icona 
verrà aggiunta una nuova riga. Dopo aver aggiunto la riga sarà possibile selezionare o meno la checkbox Default; è possibile definire una sola categoria principale (default) per orni coppia Categoria - Tipo E-Mail.
Con l'ausilio del menù Strumenti è possibile configurare le categorie inserite
- Strumenti → Dettaglio campi visibili: definisce il collegamento tra i campi della categoria e gli elementi della mail
- Strumenti → Oggetti di Business: definisce quali oggetti Business è possibile utilizzare per l'archiviazione di una e-mail
- Strumenti → Elimina: elimina la riga selezionata
Strumenti → Dettaglio campi visibili
Attraverso questo menù si potranno collegare i campi della categoria con i campi standard di Outlook. I valori archiviati negli attributi del documento saranno letti direttamente dall'e-mail selezionata. I campi Outlook a disposizione sono:
- Destinatario
- Mittente
- Oggetto
- Testo (Corpo email)
- Data
Strumenti → Oggetti di Business
Nell'archiviazione di una mail in una categoria di Business File, è possibile eseguire l'archiviazione attivando l'opzione Tramite un oggetto di Business. In questo modo l'indicizzazione dell'e-mail e dei suoi allegati sarà automaticamente collegata all'oggetto Business selezionato.
Per poter stabilire quali oggetti Business possano essere utilizzati per l'archiviazione di una e-mail di un particolare Tipo (ingresso o uscita) in una specifica Categoria, è disponibile una maschera di selezione attivabile tramite il menù Strumenti → Oggetti di Business.
Per ciascuna coppia Categoria/Tipo e-mail si possono indicare quali sono gli oggetti di Business associabili. Un oggetto di Business è associabile ad una sola coppia categoria/Tipo e-mail.
Il programma permetterà di archiviare l’email corrente, nella modalità “Tramite oggetto Business”, selezionando un oggetto di Business (inserendo la relativa chiave per identificare il record di riferimento) e i documenti saranno archiviati in automatico nella categoria associata a quell'oggetto e saranno collegati all'oggetto selezionato.
In fase di indicizzazione delle e-mail, nel caso di selezione manuale di una categoria, saranno disponibili come categorie di archiviazione:
- quella associata in questa maschera all’ Oggetto Business
- tutte le categorie associate all'oggetto Business nell'associazione oggetti - categorie (Impostazioni → Integrazione con Business ✍ Oggetti gestionale - Categorie)