Manuale utente Business File 10

Documenti in Visione

Versione Compatibile: Tutte

Data e numero revisione: 10/07/2024, v. 4

Motivazione revisione: Aggiunte le novità introdotte in Business File 10.0.1.1

La funzionalità Gestione documenti in visione permette di inviare un qualsiasi documento ad una lista di utenti abilitati alla sua presa in visione. L'utente destinatario del documento, vedrà comparire un pop-up all'avvio di Business File* contenente il documento da leggere e/o modificare. 

E' inoltre possibile richiedere una ricevuta di ritorno per i documenti inviati, ed inviare delle e-mail al momento dell'assegnazione dei documenti in visione.

Configurazione

La possibilità di inviare un documento in visione (con la conseguente estensione della visibilità su quel documento agli utenti interessati) è una caratteristica delle singole categorie e può essere attivata dalla gestione delle categorie (Impostazioni → Categorie → Struttura).

Le possibili scelte sono tre: 

• Nessuna
• Lettura
• LetturaScrittura

Nessuna
Nessun tipo di gestione documenti è attiva, quindi i documenti di questa categoria non possono essere inviati in visione a specifici utenti ma la loro visibilità è regolata dai permessi gruppi/categoria, eventualmente estesa attraverso la visibilità utente.

Lettura
La categoria permette l'invio dei documenti in visione, estendendo i diritti di lettura agli utenti a cui sarà associato il documento. E' comunque possibile re-inviare il documento in visione ad altri utenti

LetturaScrittura

La categoria permette l'invio dei documenti in visione, estendendo i diritti di lettura e scrittura agli utenti a cui è associato il documento

Se la categoria gestisce le revisioni automatiche, gli utenti che hanno il documento in visione saranno automaticamente associati all'ultima revisione attiva

Utilizzare la Funzionalità

In fase di nuova archiviazione e/o ricerca di un documento, è possibile associare al documento una lista di utenti destinati alla sua presa in visione.

Per associare gli utenti al documento, si dovrà cliccare sul pulsante   posto nel pannello Seleziona una categoria.. del visualizzatore.

Assegnazione agli utenti

Cliccando sul pulsante si aprirà la seguente form per la selezione e assegnazione degli utenti a cui si vuole dare in visione il documento

A sinistra sono elencati gli utenti ed i gruppi presenti nel sistema, 

a destra sono elencati gli utenti che verranno selezionati per la visione del documento.

Per portare un utente dalla colonna di sinistra alla colonna di destra, agire sui pulsanti . E' inoltre possibile aggiungere delle note per gli utenti che riceveranno il documento: ciò può essere fatto scrivendo un messaggio nel campo Note e cliccando sul pulsante .

Ricevute e note obbligatorie

Oltre ad inserire le note per gli utenti destinatari, è anche possibile, a partire da Business File 10, spuntare le caselle "Ricevuta" e "Note obbligatorie".

Ricevuta: Spuntando questa casella, una volta che l'utente destinatario avrà letto il documento, questo tornerà visibile nella consolle dei documenti in visione del mittente fino a che lo stesso mittente non farà click su "Ho letto ricevuta". Nel caso in cui dunque l'opzione non venga selezionata, il documento non rimarrà visibile nella consolle del mittente una volta spedito.

Note obbligatorie: Spuntando questa casella l'utente destinatario non potrà dare conferma di lettura del documento finché non inserirà delle note tramite la voce Strumenti → Note presente nella consolle dei documenti in visione. 

Consolle documenti in visione

Se i passaggi precedenti sono stati eseguiti correttamente, gli utenti connessi a Business File avranno la segnalazione del numero di documenti da visionare nella barra di stato in fondo a sinistra e, nel caso il parametro per l'apertura automatica sia stato abilitato, anche una finestra contenente i documenti.

N.B.: La periodicità con la quale il controllo effettua l'aggiornamento sul numero dei documenti da visualizzare, è gestita dal parametro personalizzato PROTOCOLLO_CONTROLLO_DOCUMENTI_IN_VISIONE (Impostazioni → Parametri → Personalizzati).

Funzioni a disposizione dell'utente

Ho letto : L'utente da la conferma di lettura del messaggio, che dunque scomparirà dalla consolle e tornerà al mittente (nel caso in cui quest'ultimo abbia selezionato l'opzione "Ricevuta" in fase di invio).

Ho letto ricevuta: Solamente nel caso in cui l'utente in questione sia il mittente del documento in visione e abbia selezionato l'opzione "Ricevuta" in fase di invio, cliccandoci il documento selezionato non sarà più visibile in consolle.

Aggiorna: Aggiorna la griglia

Funzioni del menù Strumenti :

• Visualizza documenti: Visualizza i documenti selezionati
• Imposta visibilità: Assegna i documenti in visione ad altri utenti
• Seleziona tutti: Seleziona tutti i documenti
• Deseleziona tutti: Deseleziona tutti i documenti
• Visualizza tutti i miei documenti: Visualizza tutti i propri documenti, anche quelli già letti
• Visualizza i documenti di tutti gli utenti: Visualizza tutti i documenti assegnati, anche quelli di altri utenti
• Note: Inserisce una nota da allegare al documento selezionato
• Flusso documento: Consente di visualizzare i destinatari ed i mittenti del documento nel caso in cui questo sia passato per più utenti in più passaggi
• File inviati da me: Visualizza tutti i documenti inviati dall'utente

I campi della griglia possono essere modificati, aggiunti ed eliminati tramite la gestione dei metadati (Impostazioni → Metadati.)

Invio e-mail

A partire da Business File 10.0 , è configurare l'invio automatico di una e-mail:

1. All'assegnazione del documento agli utenti.

2. Al momento della lettura del documento nel caso in cui si sia selezionato "Ricevuta" in fase di invio.

Prerequisito di questa funzionalità è la corretta configurazione del server mail in Impostazioni → Parametri → Generali

La configurazione è gestita da quattro parametri personalizzati:

1. DOCUMENTI_IN_VISIONE_EMAIL_ASSEGNAZIONE_OGGETTO

Abilita l'invio di una email al destinatario al momento dell'assegnazione del documento. La valorizzazione del parametro comporrà l'oggetto della e-mail.

2. DOCUMENTI_IN_VISIONE_EMAIL_ASSEGNAZIONE_TESTO

Abilita l'invio di una email al destinatario al momento dell'assegnazione del documento. La valorizzazione del parametro comporrà il testo della e-mail.

3. DOCUMENTI_IN_VISIONE_EMAIL_CONSEGNA_RICEVUTA_OGGETTO

Abilita l'invio di una email al mittente al momento della lettura del documento da parte del destinatario (solo se selezionato "Ricevuta" in fase di invio". La valorizzazione del parametro comporrà l'oggetto della e-mail.

4. DOCUMENTI_IN_VISIONE_EMAIL_CONSEGNA_RICEVUTA_TESTO

Abilita l'invio di una email al mittente al momento della lettura del documento da parte del destinatario (solo se selezionato "Ricevuta" in fase di invio". La valorizzazione del parametro comporrà il testo della e-mail.

Valorizzare le e-mail

Per comporre un testo personalizzato sia per l'oggetto che per il corpo della e-mail, ci si può avvalere di un testo composto liberamente dall'utente insieme a dei valori presi dai campi di Business File, così da poter adattare il contenuto dell'e-mail al tipo di documento che si sta inviando.

Di seguito la lista di valori inseribili nelle e-mail, i quali andranno inseriti tra "@" :

@CodiceDitta@

@CodiceCategoria@

@IdCampo@

@DataAssegnazione@

@DataLettura@

@DataNote@

@LoginDestinatario@

@LoginMittente@

@Note@

@NoteRicevute@

@DescCategoria@

Esempio: 

DOCUMENTI_IN_VISIONE_EMAIL_ASSEGNAZIONE_OGGETTO = Assegnazione @DescrCategoria@ ID: @IdCampo@

DOCUMENTI_IN_VISIONE_EMAIL_ASSEGNAZIONE_TESTO = Salve, @LoginMittente@ ti ha assegnato un documento appartenente alla categoria @DescrCategoria@ con ID: @IdCampo@ per la ditta @CodiceDitta@

Risultato: 

Oggetto: Assegnazione Preventivo ID: 002

Testo: Salve, Admin ti ha assegnato un documento appartenente alla categoria Preventivo con ID 002 per la ditta ROSSI SPA

Parametri personalizzati

Di seguito i parametri personalizzati inerenti ai documenti in visione: