Manuale utente Business File 10

Fatturazione Attiva - Anagrafica Clienti Fatturazione Elettronica (BNQQCLIU)

Versione Compatibile: Tutte 

Data e numero revisione: 23/10/2023, v. 2

Motivazione revisione: Migliorata la leggibilità del capitolo

Questo programma permette di censire i clienti ai quali si vuole emettere fatture elettroniche, con l'aggiunta di alcune informazioni necessarie per il recapito delle fatture stesse. Dal momento che le anagrafiche clienti gestite da tale programma sono le uniche prese in considerazione nel processo di fatturazione elettronica attiva, l'inserimento delle informazioni tramite questo strumento è indispensabile. 

Interfaccia

All'apertura il programma presenta una griglia con l'elenco dei clienti già censiti.

Significato delle singole colonne:

• Conto: codice conto cliente. Può essere un soggetto con partita iva privato, Pubblica amministrazione o consumatore finale.
• Ragione sociale: ragione sociale del cliente selezionato.
• Destinaz.: codice destinazione diversa del conto selezionato, oppure il valore di default zero. Se impostata la destinazione diversa, tutte le fatture emesse nei confronti del conto cliente, che hanno in testata quella destinazione diversa, saranno indirizzate al recapito indicato in quella riga.
• Descr.Destinaz.: descrizione della destinazione diversa.
• Cod.Destinatario: non può essere mai vuoto e deve assumere uno dei seguenti valori:
• Codice ufficio PA: è il codice identificativo ai fini del recapito fatture, nel caso in cui il soggetto cliente sia una Pubblica amministrazione. In tal caso il codice è una stringa alfanumerica lunga 6 caratteri, reperibile presso il sito https://www.indicepa.gov.it.
• Codice intermediario: è il codice dell'intermediario utilizzato da soggetto privato (soggetto con partita iva o consumatore finale) per il colloquio con SDI (ad esempio J6URRTW è il codice di DocEasy). È un codice alfanumerico di 7 cifre assegnato da SDI. 
• 0000000: è un codice fittizio che va indicato nel caso in cui il cliente usi la pec per colloquiare con SDI, oppure non si conosca né la pec né il codice intermediario. Tale codice va utilizzato per tutti i clienti consumatori finali.
• XXXXXXX: è un codice fittizio che si utilizza nel caso in cui il soggetto sia un cliente estero.
• Codice fiscale: è il codice fiscale del conto cliente scelto.
• Partita Iva: è la patita Iva del cliente scelto.
• Tipo cliente: Privato, Pubblica Amministrazione, NON Definito.
• No recapiti: flag che indica l'indisponibilità sia del codice destinatario che della pec. Va sempre utilizzato se il cliente è un consumatore finale e opzionalmente nei casi in cui il cliente non abbia comunicato né l'indirizzo pec né il codice del destinatario. 
• Pec fatturaz.privati: è l'indirizzo di posta elettronica certificata utilizzata dal cliente privato per il recapito della fattura elettronica tramite SDI. Non è ammesso se il cliente è una pubblica amministrazione, in quanto per esse deve essere fornito il codice ufficio.
• Invio_Allegati: è un flag che se spuntato serve ad indicare che a quel cliente è possibile associare allegati alle fatture elettroniche.
• Rif.Amministrazione: codice alfanumerico di massimo 20 caratteri che viene inserito nel tag 1.2.6 <RiferimentoAmministrazione> del file XML della fattura elettronica.  In genere si tratta di un codice identificativo del cedente / prestatore (chi emette la fattura) ai fini amministrativo-contabili.
• Stato: sono previsti seguenti valori:
• Attivo: con questo stato, nella consolle delle fatture attive, il sistema gestirà le fatture emesse al cliente in formato elettronico.
• Non attivo: con questo stato, il sistema escluderà il cliente dalla gestione in elettronico delle fatture emesse. 
• Non congruo: è uno stato che si può presentare solo nel caso di clienti inseriti automaticamente tramite la procedura di import automatico da anagrafica clienti Business. Se un cliente importato non ha né codice fiscale né partita iva è non congruo.
• Note: eventuali note da inserire
• Partita Iva alternativa: utilizzato dalla Partita Iva di gruppo
• Protocollo telematico: colonna visibile in quelle versioni di Business che non hanno il campo protocollo telematico, indispensabile per la gestione della dichiarazione d'intento, all'interno della scheda anagrafica di Business.

Dal menu Strumenti è possibile eseguire le seguenti funzioni:

• Accesso ai parametri della procedura
• Attiva tutti i “Privati”: serve ad attivare massivamente tutti i clienti privati che si trovano nello stato di non attivo. I non congrui rimangono tali
• Disattiva tutti i “Privati”: serve a disattivare massivamente tutti i clienti privati.
• Abilita “No recapiti” per tutti i “Privati” non congrui: serve ad impostare massivamente la spunta “No recapiti” per tutti i clienti privati che non hanno né indirizzo pec né codice intermediario. 

La quarta opzione è utile nel caso in cui nei parametri di import sia stato impostato il valore “C” nel parametro “In assenza di Cod.destin./Uff.PA e di E-mail Pec, imposta il cliente importato con stato: N=Non attivo; C=Non congruo”. Una volta sistemati tutti i clienti per i quali si è ottenuto o la pec o il codice intermediario, ottenendo così la possibilità di impostare lo stato in Attivo o Non attivo, si potrà procedere, per i restanti Non congrui, con l'aggiornamento massivo del flag “No recapiti”.

Importazione dati

I dati dei clienti per la fatturazione elettronica possono inseriti in tre modalità:

• A - Inserimento manuale
• B - Importazione massiva
• C - Inserimento automatico al salvataggio dell'anagrafica cliente di Business

Opzione A - Inserimento manuale

Per l'inserimento manuale è sufficiente cliccare sull'icona Nuovo della toolbar o posizionarsi con il cursore in corrispondenza del campo conto della prima riga libera. È possibile eseguire la ricerca del cliente tramite le funzioni standard di Business e una volta inserito il conto, sarà possibile inserire le informazioni restanti. Il sistema, ai fini del salvataggio della riga effettua il seguente controllo:

• Deve essere obbligatoriamente selezionato il tipo cliente (Privato o Pubblica Amministrazione)
• Se si è selezionato il tipo Pubblica Amministrazione:
• il campo Cod.Destinatario deve obbligatoriamente contenere una stringa di 6 caratteri diversa da sei zeri (000000)
• il flag “No recapiti” non è ammesso, in quanto un cliente della pubblica amministrazione deve avere per forza un codice ufficio.
• non è permesso l'inserimento dell'indirizzo PEC (per la PA solo codice ufficio)
• lo stato può essere impostato Attivo o Non Attivo.
• Se si è scelto il tipo Privato:
• il codice destinatario deve essere obbligatoriamente una stringa di 7 caratteri (anche 0000000).
• se si inserisce il campo indirizzo PEC, obbligatoriamente il codice destinatario deve essere 0000000.
• se non si inserisce il campo indirizzo PEC, dovrà essere inserito l'indirizzo del destinatario, purché diverso da 0000000
• se non si conosce né la PEC né il codice destinatario, per inserire la riga occorre impostare 0000000 nel codice destinatario, lasciare la PEC vuota e spuntare il flag “No recapiti”. 
• lo stato può essere impostato Attivo o Non Attivo.

Opzione B - Importazione massiva

Questa opzione, consente di importare automaticamente tutti i clienti presenti nell'anagrafica cliente di Business. Per avviare la procedura, fare click sull'icona presente nella barra degli strumenti.

Ogni volta che si esegue l'import, la procedura inserisce nuovi clienti, ma non esegue l'aggiornamento dei dati di clienti già presenti nella griglia. Questo per evitare che i dati relativi al destinatario della fattura elettronica possano essere modificati inaspettatamente da chi gestisce l'anagrafica dei clienti Business. 

I clienti verranno importati secondo le regole esposte nella tabella sottostante; le regole possono essere personalizzate tramite apposite le stored procedure SQL SP_HHNTSPJ_FE_AnagraExt_Aggiorna_IniPers e SP_HHNTSPJ_FE_AnagraExt_Aggiorna_FinePers, eseguite rispettivamente prima e dopo la procedura standard.

(*) campo PEC non esistente su tabella anagrafica clienti Business (vecchie versioni) o campo non valorizzato

(**) campo codice ufficio non esistente su tabella anagrafica clienti Business (vecchie versioni) o campo non valorizzato.

NOTA – La procedura non importa le destinazioni diverse.

Opzione C - Inserimento automatico al salvataggio dell'anagrafica cliente di Business

Questa procedura consente di inserire ed aggiornare i dati presenti nei "Dati Anagrafici Fatturazione Elettronica" (BNQQCLIU) al salvataggio dell' Anagrafica Clienti/Fornitori di Business. La procedura inserisce \ aggiorna anche eventuali dati presenti nella sezione Altri Indirizzi, o meglio le destinazioni diverse.

Per attivare l'import dei dati dati al salvataggio della scheda anagrafica in Business, occorre impostare ad S il parametro (Fatturazione elettronica → Parametri) Nell'anagrafica clienti di business file aggiorna le informazioni del cliente al salvataggio in business. A questo punto, la procedura inserisce \ aggiorna i dati fatturazione elettronica relativi a schede anagrafiche di Business di tipo cliente SOLO con:

• Almeno un valore tra codice fiscale e partita IVA valorizzato. 
• Almeno un valore tra Codice Ufficio e E-mail Sdi valorizzato

I clienti verranno importati secondo le regole esposte nella tabella sottostante; le regole possono essere personalizzate tramite apposite le stored procedure SQL "SP_HHNTSPJ_FE_AnagraExt_AggiornaSingolo_IniPers" e "SP_HHNTSPJ_FE_AnagraExt_AggiornaSingolo_FinePers"

(*) Se campo E-mail Sdi non è esistente in Business, viene considerato il campo E-mail PEC.

NOTA - L'eliminazione dei dati dalla BNQQCLIU è manuale; l'eliminazione di codice destinatario e\o e-mail sdi dalla scheda anagrafica di Business, NON comporta l'automatica eliminazione dei dati presenti in "Dati Anagrafici Fatturazione Elettronica" BNQQCLIU.

Limitatamente alla fase di salvataggio di un nuovo cliente, è possibile gestire il flag "Invio allegati" valorizzando il parametro Nell'inserimento di un nuovo cliente in anagrafica di Business File imposta l'invio allegati. 

Parametri

• Importa anche clienti con blocco: per default “S”.
• Importa anche clienti esteri: per default “N”. I clienti esteri sono quelli in anagrafica clienti Business hanno nel campo soggetto IVA uno dei tre valori: Intra CEE, Extra CEE o RSM.
• Importa anche clienti inattivi: per default “N”.
• Numero mesi pregressi ove, in assenza di documenti di magazzino (fatture immediate e differite), il cliente non viene importato: Per Default vuoto: non si esegue il controllo
• In assenza di Cod.destin./Uff.PA e di E-mail Pec, imposta il cliente importato con stato: N=Non attivo; C=Non congruo; per default N.

Oltre ai parametri interni al programma, sono anche disponibili altri parametri dal menù di Business Fatturazione Elettronica→Parametri

FAQ

Q: Il parametro dell'invio allegati e dell' inserimento automatico dei clienti non funziona

A: Si abbia cura di valorizzare il campo 'Codice destinatario' (6 cifre per la PA e 7 per i privati) e/o il campo 'E-mail SdI'. 

(Anagrafica Clienti/Fornitori Ditta → 4 - Condizioni Fornitura → Fatturazione Elettronica)

Q: Perché l'aggiornamento manuale dei Clienti Fatturazione Elettronica () non aggiorna i dati dei clienti? E' possibile far sì che ciò accada?

A: La procedura non aggiorna in automatico i dati dei clienti per evitare i disallineamenti che potrebbero generarsi nelle anagrafiche dei clienti. E' sicuramente possibile fare in modo che l'elaborazione aggiorni anche i dati già presenti, tuttavia occorrerà modificare la SP_HHNTSPJ_FE_AnagraExt_Aggiorna_IniPers e SP_HHNTSPJ_FE_AnagraExt_Aggiorna_FinePers

Q: Come posso far riconoscere al programma che il cliente è una Pubblica Amministrazione o un privato?

A: Inserire il codice destinatario a 7 cifre + il tipo cliente = 'Privato' per i privati, e il codice destinatario a 6 cifre + tipo cliente = 'Pubblica Amministrazione' per le PA