Configurazione di Base
Versione Compatibile: Tutte
Data e numero revisione: 16/11/2023, v. 2
Motivazione revisione: Migliorata la leggibilità del capitolo ed unificati i sottocapitoli
Una volta ultimata l'installazione, è possibile accedere al programma e iniziare a navigare tra le varie funzionalità di Business File. In questo capitolo vengono fornite le informazioni per una configurazione di base.
Avviando Business File ci si troverà davanti ad una schermata di login: In caso di nuova installazione, le credenziali per effettuare l'accesso sono le seguenti :
User: admin
Password: admin
Gestione delle anagrafiche (ditte, utenti e gruppi)
In Business File, gli attori principali che interagiscono col sistema sono gli utenti. Ogni utente è a assegnato ad un gruppo che avrà determinati permessi sulle varie ditte.
Il meccanismo dei permessi in Business File
Come vedremo,le due tipologie di strutture dati su cui si basa l'applicazione Business File sono tabelle di base e categorie, che a livello fisico non sono altro che delle tabelle del database.
Affinché una categoria o una tabella di base siano visibili o modificabili da un utente, è necessario che lo stesso non solo appartenga ad una ditta avente i diritti necessari su di essa, ma che anche il gruppo cui appartiene l'utente possegga i medesimi diritti sulla categoria o tabella di base in questione.
A questi due requisiti si aggiunge poi un ulteriore livello di sicurezza determinato dalla possibilità di un gruppo di leggere o scrivere sulla ditta: solo la presenza contemporanea dei permessi necessari in tutti e tre i sopracitati casi consentirà di interagire (visualizzare o modificare) con la categoria o tabella di base in questione come desiderato.
Fare click qui per la gestione delle Ditte
Fare click qui per la gestione degli Utenti
Fare click qui per la gestione dei Gruppi
Per indicizzare / archiviare documenti in Business File è necessario che esistano una o più categorie tramite cui classificarli.
Ciascun documento deve essere associato ad una categoria (soltanto ad una) e questo lo identifica all'interno del sistema sia per i dati caratteristici del documento (l'associazione di un documento ad una categoria definisce quali siano gli attributi associati al documento) che per la visibilità (la visibilità di un documento da parte di un utente dipende dalle impostazioni di visibilità fra categoria e gruppi di utenti).
Le categorie sono rappresentate come delle tabelle del database e vanno definite:
- con campi importati da una tabella di base
- aggiungendo dei campi personalizzati.
In entrambi i casi tutti gli attributi di una categoria corrispondono a dei campi fisicamente presenti nel database.
Nel caso di campi presi da una tabella di base, sarà possibile associare al documento solo dati consistenti ovvero già presenti in una tabella di base, mentre i campi personalizzati verranno valorizzati direttamente dall'utente al momento dell'inserimento in Business File.
Esistono inoltre alcune categorie di esempio, già presenti e generate automaticamente dal sistema al momento dell'installazione.
Per la gestione (creazione, modifica, cancellazione) si faccia riferimento alla pagina dedicata in questo manuale
Le tabelle di base sono delle anagrafiche che Business File utilizza per la gestione centralizzata di alcuni dati utilizzati dalle categorie di documento. Ogni tabella di base che viene creata deve essere alimentata con uno o più record. In questo modo, quando si indicizza un documento appartenente ad una categoria che contiene i campi di quella tabella base, sarà possibile associare solo valori già presenti nella tabella di base associata alla categoria.
Durante la procedura di installazione di Business File vengono create automaticamente alcune tabelle di base.
Il significato di una tabella di base può variare a seconda dell'utilizzo che l'utente intende farne.
Per esempio può essere un'anagrafe di clienti, dove per ciascun cliente sono previsti determinati attributi (codice, descrizione, indirizzo, ecc.). In questo caso possiamo creare una categoria che preveda il codice e la descrizione di un cliente mentre per un'altra categoria possono essere necessari altri dati relativi al cliente come la partita IVA o l'indirizzo.
Un'altra possibilità di utilizzo di una tabella di base può essere quella di considerarla come un elenco di possibili valori da attribuire ad un campo di una categoria.
Per esempio possiamo definire una tabella di base “Stati Documento” e valorizzarla con alcuni valori:
- Aperto
- Controllato
- Approvato
- Chiuso
Nella categoria che intendiamo utilizzare per archiviare i nostri documenti avremo un campo “Stato Documento” che è collegato alla nostra tabella di base.
Con questa impostazione il campo della categoria potrà contenere solo uno dei valori presenti nella tabella di base.
Per la gestione (creazione, modifica, cancellazione) delle tabelle di base, andare su Impostazioni → Tabelle Di Base
Le tabelle di base di Business File possono essere create, modificate ed eliminate soltanto da utenti appartenenti al gruppo “Amministratori”.
Per altre informazioni, visitare la pagina dedicata
In Business File, è possibile abilitare la cosiddetta Sicurezza estesa, con la quale l'accesso alle cartelle dell'indicizzazione e della conservazione digitale può essere configurato con un utente diverso da quello con cui viene eseguito Business File.
La configurazione viene effettuata nei parametri generali dell'applicazione.
Sicurezza delle cartelle di rete
Per la corretta configurazione dell'account di dominio si suggerisce di creare una cartella condivisa con le seguenti impostazioni di condivisione e sicurezza:
- Definire un nuovo account utente di dominio, ad esempio “impersonatebf”, appartenente al gruppo Domain Users
- Definire una nuova cartella condivisa
- Su tale cartella impostare la condivisione (share) in modo tale da dare lettura/scrittura all'utente creato al punto 1 (impersonatebf) e al solo amministratore del dominio
- Sulla cartella, in condivisione avanzata, fare attenzione ad eliminare l'utente Everyone
- Sulla cartella, in security, impostare l'accesso full solo a “impersonatebf” e al solo amministratore di dominio.
Seguono delle schermate di esempio delle impostazioni suddette:
Condivisione cartella, tasto destro proprietà, share (condividi in italiano):
Aggiungere l'utente impersonate e cliccare su share:
Cliccare su Share, quindi su Advanced sharing, permissions ed eliminare l'utente Everyone:
Passare quindi alla sezione “Security” e impostare come segue:
Funzione disponibile a partire dalla versione 9.2.3.0
Come mostrato nella figura sottostante, Business File ha a disposizione una funzionalità per reimpostare la password degli utenti.
Configurazione
Per poter usufruire di questa funzionalità sarà necessario:
- Configurare il Server mail in Impostazioni → Parametri → Generali
- Inserire l'indirizzo email degli utenti in Impostazioni → Anagrafica → Utenti